De una mentalidad altamente organizativa a una mentalidad multitarea.

Se terminan las vacaciones y toca retomar antiguos proyectos y comenzar nuevos, pero no sin antes evaluar qué nos ha aportado este descanso. El cambio de rutina nos permite reflexionar e incluso ver algunas cosas que teníamos delante y no veíamos. En mi caso, me permite centrarme más en mi familia y aprender de ellos valiosas lecciones.

Cuando observo a mis hijos en su día a día no puedo evitar ver continuas señales de hacia dónde irá el futuro; ellos son el futuro. Tenemos dos opciones: esperar con los brazos cruzados a que toda la generación de inadaptados a la que pertenecemos sea arrollada, o empezar a adelantarnos y obtener alguna ventaja de ello.

Cosas que me llaman la atención del comportamiento de mis hijos:

  • No utilizan el teléfono (para hacer llamadas) prácticamente nunca.
  • Atienden un montón de conversaciones a la vez y conmutan de la una a la otra con agilidad y tecleando rápido.
  • Nunca, nunca, nunca hacen una sola cosa a la vez. Es más, dos cosas es poco. Conmutan entre los libros de texto, Youtube, Whatsapp y la televisión en cuestión de décimas de segundo.

Nosotros somos herederos de la revolución industrial. La automatización aplicada a todo tipo de procesos industriales y de negocios ha sido una etapa cuyo objetivo final era la eficiencia. Hemos enfocado todo a la eficiencia de los elementos que conforman nuestro sistema productivo.

Pero ahora vivimos en la era de la información, la prioridad sigue siendo la eficiencia, pero no la de los elementos, sino la del conjunto y para ello lo que es fundamental es el intercambio de información entre los elementos del sistema. De esta manera se logra cambiar de una manera coordinada, adaptarse y que el conjunto, que no los elementos, sea eficiente.

Veamos un ejemplo de cuán desenfocados estamos. Seguimos vendiendo la eficiencia individual hasta el extremo. Las buena prácticas de la eficiencia personal nos dicen que debemos atender el correo de tanto en tanto, no interrumpir una tarea porque nos llamen y pedir amablemente a alguien que abandone nuestro despacho si estábamos terminando  algo importante. Es más, mejor si cerramos la puerta del despacho y no nos interrumpen. Seguimos una carrera loca por la eficiencia individual y la última crisis ha sido el apretón final, hasta el punto en el que nuestra carga de trabajo ocupa el 120% de nuestras capacidades y la gestión del tiempo ha alcanzado su máximo exponente. No ser interrumpidos es más importante que nunca.

Y mientras nos obcecamos por ser individualmente eficientes, el mundo cambia a toda velocidad. Mientras tanto los procesos de toma de decisiones de las empresas ya establecidas se ralentizan y eternizan llevándolas al inmovilismo, los correos se amontonan, las llamadas no encuentran respuesta y las horas y días se acumulan hasta que todos tenemos la sensación de que el mundo se está parando.

El flujo eficiente de información es lo que permite a las empresas cambiar con agilidad y no ser eficientes únicamente a corto plazo, sino seguir siéndolo en el futuro. El flujo de información eficiente permite la toma de decisiones y facilita la innovación. Al fin y al cabo, las colas de correo electrónico están llenas de decisiones pendientes de ser tomadas.

Somos muy eficientes moviendo materiales, pero no podemos aplicar esas mismas ideas a los flujos de información. La información es sinónimo de adaptación y los equipos directivo no somos más que elementos en el flujo de la información que no debemos ser gestionados como si fuésemos máquinas. Somos enormemente flexibles y debemos aprovecharlo.

Cuando veo a mis hijos haciendo 20 cosas a la vez todavía tengo la tentación de decirles algo, de llamarles la atención, pero me resisto, porque me doy cuenta de que esa enorme capacidad de conmutación entre tareas no es más que un buen entrenamiento para el mundo al que se enfrentarán en el futuro, cuando sean elementos clave para la flexibilidad de las organizaciones en las que trabajen.

Fernando Gastón

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