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Entre el orden y el caos

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Entre el orden y el caos

Uno de los primeros pasos para poder ayudar a una organización es, como ya habrán sospechado, entender a fondo su funcionamiento. La pregunta que más repetimos en un análisis en profundidad es “por qué”. Parecemos niños en plena etapa preguntona: y por qué, y por qué, y por qué.

En nuestro día a día tratamos con numerosas empresas. Dentro de ellas, hablamos con muchísimas personas en diferentes puestos de trabajo, pero la madurez de la organización se percibe a todos los niveles. En las organizaciones reactivas y con procesos poco definidos, no es raro que la respuesta a muchos por qué sea simplemente “porque siempre se ha hecho así”. Esta es la peor respuesta que puedes dar a un por qué.

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Externalizar: El arte de sacarse muertos de encima

 670px-Make-a-Pull-up-Jump-Shot-in-Basketball-Step-3Ya hace años que se ha instalado en la mente de los directivos aquello de que las empresas deben centrarse en su "core business" y que todo lo demás sobra. Lo del "core business" se convierte en un mantra repetido hasta la saciedad que acaba justificando las más variadas perversiones.

Lo del "core business" me recuerda  a cuando yo cada día salía de casa para ir al colegio con mi pelota de baloncesto y mi madre me decía de vez en cuando ¿Dónde vas con esa pelota? ¡Al colegio se va a estudiar! Bueno, sí, pero a la hora del patio podía jugar a baloncesto y cuando salía de clase, tanto al mediodía como por la tarde, me podía quedar un ratillo a hacer unos tirillos y mejorando mi técnica desde la línea de 6,25. Nunca he tenido problemas de rendimiento académico :)

hombreOrquesta1Nada impide que las empresas hagan otras cosas que no sean su "core business" por diversas razones:

  1. Lo del core business es muy relativo y tiene fronteras muy difusas.
  2. No es mi "core business", vale, pero lo sé hacer y lo hago mejor que el que más.
  3. No es mi core business, pero el negocio lo tengo en el culo del mundo y eso no es el core business de nadie, así que esa actividad la tengo que hacer me guste o no me guste, si quiero ser eficiente.
  4. No es mi core business pero mi divierte hacerlo. Si eres empresario ¿por qué no has de adoptar esta opción? el único fin de las empresas, por mucho que algunos lo piensen, no es ganar dinero. Algún día hablaré de esto.

Respecto a los puntos anteriores unos ejemplos:

  1. Nadie diría que en una empresa textil la clave puede no ser el diseño y la comercialización de productos sino la logística, pero el caso de Mango no quiere decir que porque en una ocasión tuviese una buena idea logística y la implementase tengan que convertir la logística en el núcleo de su negocio. las escuelas de ingeniería y centros de investigación sobre el tema siempre sabrán infinitamente más que ellos, por ejemplo el MIT-Zaragoza, un centro de investigación avanzada en logística.
  2. Una empresa se dedica a los mecanizados de alta precisión, quizás la clave de su negocio sea la habilidad de los mecanizadores y la avanzada tecnología de fabricación unido a un equipo de diseño de altas capacidades. El mantenimiento no está en su core, pero si tienes un equipo de mantenimiento de alta precisión que es capaz de tener las máquinas ajustadas para sacar la máxima calidad, ¿Para qué lo vas a sacar fuera? ¿pa cagarla?
  3. Una pequeña empresa situada en las Quimbambas no tiene el mantenimiento de los sistemas informáticos en su core business, pero dada su ubicación, a lo máximo que puede aspirar es a que los ordenadores se los repare el veterinario, el más preparado de la zona, aunque sólo para el parto de las vacas. Por mucho que pertenezcas a un gran grupo multinacional con una estrategia de "lean organization", mejor dejar correr la externalización.
  4. Soy el director de operaciones de una empresa dedicada a la fabricación de muebles, pero además soy un gurú del PHP; dedico mi tiempo libre a parir un ERP bien virguero, que es lo que realmente me gusta. Pues este señor, que existe y pocos conocen, acaba convirtiendo a los sistemas de información de su chiringuito en un benchmark a nivel mundial.

A parte del rollo del "Core Business" detrás de la externalización puede haber otras motivaciones:

  • Flexibilizar la estructura.
  • Reducir costes.
  • Quitarse problemas de encima.
  • Reducir la complejidad a gestionar.

Pero cada una de las razones anteriores tiene sus propias perversiones:

  • Chloe BruceSi flexibilizo al 100% dejando todo en manos de un tercero, por ejemplo un call center o el mantenimiento de los sistemas informáticos, no me vuelvo flexible, me vuelvo rígido. Paso a depender de un tercero, pierdo capacidad de reacción a la hora de tener que incrementar recursos y dificulto la comunicación, ya que los mecanismos formales de comunicación con contratas debido a las leyes laborales, obliga a ser extremadamente jerárquico. Puede ser mejor externalizar parcialmente. Si tengo un exceso de trabajo lo saco fuera y si mis equipos no están saturados, internalizo lo que actualmente hacen las contratas externas.
  • Para reducir los costes no necesariamente es necesario externalizar. Pasarle los costes a otro puede ser, más bien, reflejo de la incapacidad de gestión, de la incapacidad para que mis mandos gestionen de manera más adecuada los recursos disponibles. ¿Pero qué es más fácil mejorar la gestión externa o subcontratar? ¿Si no has sido capaz de gestionar mejor tu área, de verdad vas a ser capaz de identificar alguien fuera de tu organización más eficiente que tú?¿Realmente fuera de tu organización  el nivel de competencia es tal que tus proveedores han aprendido a ser más eficientes de lo que tu eras gestionando la actividad que pretendes externalizar? Un ejemplo muy buena es la externalización de la sanidad pública en la que adjudicas contratos en los que únicamente ha habido un ofertante, una auténtica merienda de negros.
  • Lo de quitarse problemas de encima externalizando quizás me quite "marrones" a corto plazo, pero me genera un problema mayor a largo plazo. Una vez lo he externalizado tengo poco control sobre esa enorme masa de ineficiencia que me he quitado de encima, pero además, ¿Es mi proveedor el más eficiente del mundo? El día que tenga que mejorar le tendré que meter mano al proveedor y eso siempre es difícil. Se debe externalizar habiendo analizado a fondo la eficiencia de mis propios procesos y teniendo en mente el coste al que debería ser capaz de hacerlo una empresa excelente.
  • Lo de reducir la complejidad está bien, ¿pero no sería más fácil y barato desarrollar la capacidad para gestionar esa complejidad?

Y finalmente un pequeño comentario sobre la cagada de las cagadas, lo he visto decenas de veces y sigo sin entender como alguien puede hacer la animalada de que sea la propia empresa adjudicataria de un contrato externalizado la que gestione y lleve adelante todo el diseño de la operación de externalización. No es broma, en consultoría de sistemas es lo más normal del mundo.

¿Quiere decir todo lo anterior que mejor no externalizar? ¡NO! Lo que quiere decir es que hay que externalizar bien y que el tema tiene la suficiente complejidad como para no tomar la decisión basándose en entendimiento completo de la situación en que la organización se encuentra.

Resumiendo en forma de recomendaciones:

  • No seamos dogmáticos, al final lo que cuenta es la rentabilidad( y disfrutar de la vida) y no necesariamente externalizar te aportará los ahorros debidos.
  • Los contratos de externalización deben estar extremadamente bien definidos y detallados, si no, te aparecerán un montón de costes no previstos que arruinarán el proyecto.
  • Si te centras en los costes y olvidas cosas como el servicio, el cumplimiento, la agilidad, la flexibilidad, acabarás metiéndote en líos.
  • Externalizar es complejo, si no tienes urgencia por ello, evalúa con tiempo otras alternativas para los fines que persigues.
  • Externalizar el proceso de externalización puede aportar objetividad al proceso :) ¡Yo mismo!

Fernando Gastón Guirao

Socio Director

Improva Consulting

Editor en jefe sumarísimo

improsofia

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Aprender a los 30, 40, 50, 60, ...

Dicen que con la edad se pierde la capacidad de aprender, no lo creo. Con la edad perdemos, y la forma verbal es importante, la capacidad de aprender. La primera forma de expresarlo “se pierde” nos convierte en sujetos impotentes ante los hechos, víctimas de la naturaleza, la segunda “perdemos”, da margen a pensar que podemos hacer algo por evitar la pérdida de capacidad de aprendizaje. RitalevimontalciniLo que se pierde con el tiempo son las ganas de aprender, mejor dicho, la pasión por el aprendizaje. Siempre había pensado que esto era así, pero la siguiente entrevista a un personaje extraordinario, Rita Levi-Montalcini, un ejemplo de vitalidad a los 100 años, me lo acabó de confirmar. El cerebro tiene una flexibilidad que supera nuestras expectativas; podemos hacer maravillas con él.

El que haya empezado a leer este artículo estará pensando que eso no puede ser cierto, pues él es consciente de que ahora le cuesta más retener que cuando tenía 20 años y el ¡tiene voluntad por aprender! Es un hecho que a la gente a partir de cierta edad le empieza a costar más que las cosas le entren en el cerebro, entonces, ¿Dónde está el fallo?

Lo primero, el razonamiento anterior es falaz y el error surge  de la permanente confusión existente entre los conceptos de  correlación y causalidad. Que dos cosas varíen conjuntamente no quiere decir que la una sea causa de la otra. Que la gente mayor pierda la capacidad de aprendizaje, no quiere decir que haya algo inherente a hacerse mayor que provoque la pérdida de capacidad de aprendizaje. Que dos cosas varíen conjuntamente lo único que quiere decir es que tienen una causa común y que… ¡¡lo que realmente genera impacto es la actuación sobre la causa raiz y no sobre una de las variables correladas!! ¡¡¡La edad no es la causa!!!

En el proceso de generación de nuestro cerebro, cuando no somos más que un feto, existen varias fases diferenciadas de desarrollo neuronal: inducción, proliferación, migración, diferenciación, conexión y muerte neuronal. La última puede parecer una fase estúpida, pero el 75% de las neuronas mueren en las útimas fases del desarrollo del embrión y primeras semanas despúes del nacimiento. Las células que mueren son aquellas que no han sido capaces de establecer conexiones con otras, son por tanto inútiles, consumen energía y deben ser eliminadas. Después retomamos este tema.neuron

La sociedad reproduce unas pautas de comportamiento que se han convertido en habituales, sin querer ello decir que todo el mundo las siga.

  • Se estudia hasta después de acabar la universidad, como mucho un master un poco después. A partir de allí tan sólo alguna lectura relajada, como mucho…
  • El mundo va cada vez va más deprisa y es más complejo, los esfuerzos de la humanidad están puestos en que el mundo evolucione cada vez más deprisa. Se valora más la rapidez que no la profundidad. La superficialidad con que se toman las decisiones en las empresas responde a la agilidad exigida en el proceso de toma de decisiones. Como apuntaba ya en un post anterior: Decisiones, Consultoría y Darwinismo.
  • Se supone que un adulto para demostrar su adultez, tiene que tener respuestas claras para todo, además deben ser prefabricadas, para poder ser ágiles como requiere el punto anterior. Lo mejor es cargarse de paradigmas y reproducir en modo automático las mismas pautas de comportamiento una y otra vez.
  • En un mundo duro, en que la competencia social es permanente, tenemos que tener buenas armas para defender nuestro ego. Por ello nos agarramos a lo que ya sabemos, si nos ha proporcionado buenos resultados en el pasado. Eso nos lleva también a reproducir nuestros comportamientos una y otra vez.; además, de lo que oímos nos quedamos únicamente con aquello que nos refuerza, evitando lo que nos cuestiona y fuerza a aprender.
  • Una persona que cambie de comportamientos es impredecible, genera desconfianza y seguramente es inmadura. Lo maduro es atarse a paradigmas. ¿Te vas a arriesgar a romper el paradigma social que obliga a tener ideas claras sobre cualquier tema como síntoma de madurez?
  • Se supone que las personas tenemos una identidad única e invariable que constituye la esencia de nuestro ser, pero la nueva realidad es que no existe una personalidad más allá de la que nos ha condicionado el entorno social en el que vivimos. Esa visión de la personalidad, como algo intrínseco y que constituye nuestro yo más profundo, es lo que nos hace agarrarnos con desesperación a lo que ya somos, limitando nuestra capacidad de aprendizaje y por lo tanto de adaptación.

manos encadenadasDesde el punto de vista del funcionamiento del cerebro, al reproducir nuestros propios paradigmas una vez detrás de otra, lo que estamos haciendo es reforzar circuitos ya establecidos, dejando inactivos otros. A medida que vamos madurando, el cuerpo, que ya empieza a estar justo de energía, empieza a eliminar lo innecesario, exactamente igual que en el proceso de muerte celular de los bebes que explicábamos al principio. Las neuronas no utilizadas serán las primeras en desaparecer, limitando nuestra capacidad de aprendizaje de nuevos conocimientos. Digamos que las neuronas que hemos decidido no utilizar están cubiertas de telarañas esperando su desaparición.

En resumen el sistema social nos aboca a desarrollarnos hasta cierto punto, después nos saca el máximo jugo posible, convirtiéndonos en autómatas que repetimos comportamientos una vez detrás de otra, eso limita nuestra capacidad de desarrollo, y cuando nos quedamos obsoletos, se nos saca del sistema para que entren otros a sustituirnos aparcándonos hasta que desaparecemos. Un camino paralelo llevan nuestras neuronas.

Llegados a este punto, ¿qué es lo que hay que hacer para mantener la mente activa hasta la más avanzada edad posible? Está claro, estudiar. Pero no como pura acumulación de conocimiento, eso es como ganar musculatura a base de tomar anabolizantes, no sirve de demasiado. Lo que se necesita es aprender y aplicar lo que hemos aprendido asumiendo el riesgo de cambiar, desafiando a nuestro yo, desafiando a nuestro entorno social, asumiendo el riesgo de aparentar ser incoherentes con lo que los demás suponen que somos o que fuimos en el pasado.

Pero eso requiere de Coraje. El coraje requiere de energía y la termodinámica nos aboca como seres pobladores de este universo, a perseguir el mínimo consumo de energía, necesaria para la supervivencia, ello nos lleva a los paradigmas y que nuestro cerebro consuma lo mínimo.

¿Alguien dispuesto a romper esta dinámica? Yo sí.

Que NO podéis cambiar es el primer paradigma que os invito a romper.

robot disidente

AUTOR: Fernando Gastón Guirao

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