Cuando hablamos de Excelencia, la comparación con las mejores prácticas es crucial. La mejora es progresiva y continua. Al fin y al cabo, trabajar para ser el mejor es la única manera de no ser de los peores.
La Excelencia Empresarial es el conjunto de prácticas sobresalientes en la gestión de una organización y el logro de resultados basados en conceptos fundamentales, entre los que se incluyen: la orientación al cliente, la obtención de resultados, liderazgo y constancia, gestión y estandarización de procesos, implicación de las personas, innovación y mejora continua, alianzas ganadoras y la responsabilidad social.
Combinamos entonces dos conceptos claramente definidos: practicas sobresalientes y logro de resultados.
Es interesante que tengamos claros estos conceptos. ¿Cuántas empresas se mueren con prácticas sobresalientes, pero sin resultados? ¿Cuántas empresas con resultados mueren por no desarrollar practicas sobresalientes? Prácticas y Resultados.
Cuando hablamos de prácticas sobresalientes, ¿de qué estamos hablando? Estamos hablando en definitiva de lo que están haciendo los “mejores de la clase”. En nuestro sector de actividad, de una forma o de otra, sabemos quiénes son los mejores de la clase, ¿no?
Aquí empieza el quebradero de cabeza: ¿cómo conseguimos saber lo que hacen los “mejores de la clase”? Y lo que puede ser más difícil aun, ¿cómo sabemos los resultados que tienen? Lógicamente, existen sistemas y métodos para llegar a conocer de forma más o manos precisa estas informaciones. No creo que sea necesario enumerarlas, pero es fácil imaginar cómo poder lograrlas. Nada se resiste al trabajo sistemático. Desde contratación de especialistas de la competencia al análisis de información económica financiera, análisis de productos de la competencia, etc. También recurrir a consultorías externas con experiencia en los sectores que nos preocupan puede ayudar a conocer esa información.
El “benchmarking” es, sin duda, una buena práctica para progresar en este sentido. Identificar a los mejores y fijar las metas a alcanzar.
Con frecuencia nos olvidamos de que, mientras nosotros comenzamos el camino de la excelencia (porque la excelencia es un largo camino), nuestros competidores siguen avanzando. Si no somos rápidos, la distancia que nos separa irá creciendo. Entonces, ¿qué hacemos? ¿Nos ponemos a inventar nuestra vía? ¡¡¡Qué agobio!!! Mientras pensamos y decidimos… la distancia crece. Y normalmente cuando estamos en estas reflexiones es que en nuestra organización hay síntomas de cosas que no van bien.
¿Qué hacemos para alcanzar la Excelencia? Empieza el viaje
Como siempre que pretendemos ir a algún lado, es recomendable saber dónde estamos, de dónde partimos. Para ello es imprescindible un análisis lo mas detallado posible de nuestra situación. Lo más extenso posible, que abarque todas las áreas de la organización. Estamos hablando de una evaluación OPEX: Excelencia en Operaciones. Revisamos todas las áreas de la organización, así como sus estrategias, objetivos y visión a largo plazo: Direccion General, Comercial, Desarrollo de Producto, Procesos, Flujos de Materiales y Compras, Fabricación, Calidad…. y por supuesto nivel IT (imposible si queremos ser excelentes no contar con una política clara en IT) y Resultados.
Después tenemos que saber dónde queremos llegar: ¿cuáles son nuestros “ideales”? Esto tiene que ver con nuestra competencia, los intereses de la propiedad y sus expectativas. No es lo mismo una multinacional que una sociedad anónima mediana o una empresa familiar. No obstante, siempre deben ser ambiciosos y retadores al mismo tiempo que alcanzables.
Ya sabemos dónde estamos y dónde queremos llegar. Es el momento de planificar el itinerario. Para cada área de la organización debemos definir los distintos niveles que nos separan de donde estamos a donde queremos llegar. Y como sabemos que nuestros primeros de la clase siguen avanzando, queremos poner algo de velocidad en el proceso. Tenemos que fijar plazos para alcanzar cada etapa.
Plan de acción para transformar la compañía
Una vez realizada la evaluación inicial, según ese cuestionario OPEX, podemos identificar las áreas mas avanzadas y las mas retrasadas. En nuestro viaje hacia la excelencia tiene que haber una evolución equilibrada de todas las áreas. De nada sirve tener notables avances en flujos de materiales si la fabricación no es flexible ni fiable, o si nuestro sistema de contabilidad no es capaz de emitir las facturas a tiempo o reclamar los cobros de los pagos vencidos. Es a partir de esta evaluación inicial y de los resultados de cada área cuando tenemos que definir el plan de acción para pasar transformar progresivamente la compañía. Empezamos a andar y tenemos que establecer los sistemas de gestión precisos para hacer un seguimiento eficaz de las acciones según los compromisos de plazos adquiridos por los diferentes responsables.
Como en todo viaje, tendremos etapas mas o menos duras, complicadas, necesitaremos mas recursos, ayudas, en algunos casos retrocederemos porque nos hemos equivocado en el trayecto, etc. Vuelta a empezar.
Para saber si mantenemos la buena dirección es necesario realizar evaluaciones periódicas de cómo de buenos somos ejecutando esos planes de acción. Y, por supuesto, verificar lo andado con lo obtenido ¿Tenemos resultados tangibles?. Esa es la prueba definitiva de si somos buenos o no. Práctica y resultado.
¿Y cuándo llegamos a la meta de la Excelencia?
¿Cuándo llegamos a la meta? Bienvenido a la Excelencia. Siempre tendremos que continuar mejorando, o bien porque no somos tan buenos como nuestros competidores, o bien, si somos ya “primeros de la clase”, porque queremos mejorar más rápido para sacar ventaja y afianzar la posición. No parar, no desfallecer.
Estos procesos de transformacion para la Excelencia implican recursos iniciales que den fuerza a las organizaciones. Normalmente las empresas van siempre al límite de recursos, por lo que es común contar con especialistas externos que soporten en los primeros meses a las organizaciones que inician esta transformacion. En este periodo, además de familiarizarse con las nuevas practicas y sistemas de gestión necesarios, los expertos podemos ayudar a orientar y formar a la organización en el cambio cultural que implica este viaje hacia la Excelencia de las Operaciones (OPEX). ¿Estáis preparados para empezar el viaje?