¿Has utilizado alguna vez una herramienta colaborativa? ¿La has exprimido al máximo? Esto te interesa.

Con la rápida difusión del Office 365 se ha alcanzado el pico de caos en muchas organizaciones. Si antes ya era difícil recordar si sobre un tema conversaste en:

·       Un hilo de mails.

·       Un grupo de WhatsApp.

·       Una conversación de cafetería.

·       En una reunión de las 20 de la semana pasada.

·       En la plataforma colaborativa no corporativa que venías utilizando con la gente de tu departamento: Asana, Trello, Proofhub, Synapcor

·       En Slack, que esto también lo tienen muchos ya.

Ahora con tu flamante “TEAMS” tienes un canal más.

Lo malo no es solo eso, lo malo es que con su uso obtenemos unos beneficios mínimos porque nadie se ha parado a pensar hasta qué punto podemos transformar la forma de trabajar con la herramienta. Se le instala el software al usuario, se le da una formación básica y después queda al libre albedrío de los usuarios el sacarle mayor o menor jugo. El nuevo canal generará malestar para muchos: tiene buena pinta, es chulo y en ocasiones nos facilita las cosas aunque complica la vida en la misma medida.

“Muchas empresas están satisfechas por su digitalización pero porque son poco conscientes de lo lejos que se quedan del potencial que se puede llegar a conseguir”.

En general si no hace nada más que instalar y formar a los usuarios, el uso que se va a hacer de la herramienta va a ser bajo y heterogéneo. Mientras los 4 “geeks” de la empresa le sacarán el máximo que puedan, el resto va a ir a rastras. Muchos lo usarán de manera reactiva y cuando no tengan más remedio porque hay cosas que les llegan por ese canal, el resto del tiempo minimizarán la ventana y se irán al Outlook, el Gmail o lo que sea para seguir actuando como ya hacían hace 10 años. Como uno de los usos principales de estas plataformas es la colaboración, que no todo el mundo adopte la herramienta nos complicará la vida a TODOS.

“Si no has reducido el uso del email del orden del 80 % es que no estás en el buen camino. Si ni te has planteado reducirlo en ese orden de magnitud es que ni tienes camino”.

EL 100 % de los directivos con los que me he entrevistado (cientos) hacen un uso insuficiente de las plataformas, confiesan  que mucha de la comunicación que podría ir por la plataforma colaborativa sigue yendo por los canales tradicionales, especialmente por correo electrónico.

¿Por qué pasa esto?

La principal razón es porque vivimos en una época en que a inversores y propietarios de empresas lo único que les importa es vender licencias de usuario como churros. Hay que maximizar la escalabilidad. Eso se consigue con softwares “cloud” que no requieren de instalación y en los que la decisión de adopción por parte de una empresa es rápida ya que no se requiere de inversión, o al menos eso parece.

“Sin inversión no hay retorno, los chollos siguen sin existir a pesar de la tecnología. Limitarse a pagar mensualmente por unas cuantas licencias no sirve para mucho”.

Los inversores que han metido la pasta en la startup de turno viven el sueño del WhatsApp, el Spotify o el EDreams de turno. Millones de usuarios en poco tiempo y a forrarse. Un servicio que asegurase la adopción por parte de la organización sería una barrera a la bendita escalabilidad.

Para los directivos instalar estas herramientas también pinta un chollo. Software chulo que por 10 euros al mes va a convertir a mi equipo en una superfuerza de combate. Después los ahorros tampoco aparecen, nadie se los había planteado seriamente y nadie gestiona para que esos ahorros aparezcan. Habrá que esperar a la próxima crisis para eficientar a golpe de ERE.

La principal barrera en la implantación de estas herramientas es que los directivos no se hacen a la idea de hasta qué punto pueden llegar a beneficiarse de ellas. Como mayormente lo único que se encuentra por allí son chapucillas, faltan referentes y eso no ayuda, nos conformamos con que la gente tenga una cierta sensación de que la herramienta les va bien.

1.     Identifica todas las formas posibles en que se va a poder utilizar la herramienta.

2.     Integra al máximo en una única herramienta. “Best of breed” = Complejidad. Piensa en términos de arquitectura de sistemas de información.

3.     Cuantifica el impacto que la herramienta va a tener en la eficiencia organizativa. Si piensas que no se puede hacer, estás equivocado, se puede.

4.     Traza un plan de despliegue a TODA la organización, en el que podamos ir midiendo cómo, poco a poco, llegan los impactos.

5.     Corta canales de comunicación llevando cada uno de ellos a los mínimos esenciales para los que cada herramienta es eficaz. El mail es para comunicar, no es para compartir archivos, ni para asignar tareas.

6.     Los impactos deben ser gestionados hasta que se pueden medir, mejor en euros.

Y lo más importante: no pienses en términos de digitalizar, piensa en términos de eficientar. Los accionistas no comen bits.

Fernando Gastón

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