Detrás de Synapcor encontramos una gran red de modelos GTD interconectados entre ellos, lo que permite agilizar cualquier gestión y automatizar numerosas acciones.
Siempre he odiado parte del discurso en todas las formaciones de eficiencia personal a las que he asistido. Lo pintan fácil, demasiado. Te hablan del eje de la importancia y el de la urgencia, clarísimo. Ahora, en cuanto empiezas a pensar en el concepto “importancia” descubres que todo es más complicado. Para empezar y sin necesidad de ir más allá, ¿lo que es importante para mí es lo que es importante para la compañía? Pues normalmente no, así que mal vamos. Cuando en mi empresa hacemos acompañamientos a mandos intermedios, “shadowings” para los más finos, dos preguntas son obligatorias:
¿Cuáles son tus prioridades?
¿Qué es lo que más te preocupa?
Lo más normal es que, ante las respuestas, el consejero delegado acabe con las manos en la cabeza, ya se trate de una multinacional, una gran empresa nacional o una pequeña empresa familiar. En este último caso, al propietario acostumbra a dolerle un poco más.
Las respuestas y las reacciones de los directivos denotan claramente una falta de alineamiento entre niveles jerárquicos, derivado de un funcionamiento deficiente de los sistemas de despliegue de políticas y objetivos.
Pero si las prioridades individuales en relación a las corporativas no son claras, ¿cómo podemos hablar de eficiencia personal? ¿Se imaginan el guion de Thelma y Louis si una hubiese querido saltar al vacío con el coche y la otra no?
Otro de los conceptos que me desagradan es eso de los “ladrones de tiempo”. O sea, que entro en el despacho de alguien para pedir ayuda para algo que necesariamente es de interés corporativo y esa persona debe valorar si soy un ladrón de tiempo, y sacudírseme de encima lo antes posible si en ese momento está enfrascado en SUS prioridades. Desagradable el término, cuanto menos. Ahora es posible violar esas intimidades con Whatsapp sin moverse de la mesa :).
En general, en lo que se refiere a eficiencia personal nadie ha sabido conjugar adecuadamente la relación entre la eficiencia personal, la de los demás y el interés colectivo. ¿Por qué? Pues porque es complicado. Es más fácil dar la brasa y potenciar el individualismo y el egocentrismo que ese rollo colaborativo que está de moda y es complicado de manejar.
Desde hace unos años ha empezado a extenderse la metodología GTD de eficiencia personal. Recomiendo seguir el blog de José Miguel Bolívar (Optima infinito) para profundizar en el tema. Una “idea fuerza” detrás de la aplicación de GTD es que mucha de la energía personal se nos va porque nuestro cerebro tiene que estar pendiente de un exceso de asuntos de los que él sabe que no hay constancia escrita. En general, con cierto rigor, cada uno puede llevar control de lo que tiene pendiente de acometer: tareas, proyectos, citas, etc., pero en lo que respecta a todo aquello que hemos traspasado a otros, acostumbramos a no tener constancia, salvo en el correo electrónico que enviamos, el recuerdo de la conversación que tuvimos o, simplemente, las notas que tomamos en la reunión con las personas del equipo. Por ello, entre otras cosas, GTD propone disponer de dos bandejas para gestionar las cosas (Things en el original de David Allen) pendientes:
INBOX: por donde pasa antes de ser clasificado todo, absolutamente todo, lo que nos gustaría o tendríamos que hacer: lo que incluye desde tener un hijo hasta bañarse en una playa del Caribe.
EN ESPERA DE (Waiting): donde está todo lo que tengo pendiente de alguien. ¡Esto es una gran novedad!
El matiz que introduce GTD con la bandeja “En espera de” es un soplo de aire en el mundo de las listas de tareas pendientes, aisladas, individualizadas, personales, egocéntricas y desconectadas. Cuando concebimos Synapcor, vimos enseguida la necesidad de que en el núcleo del sistema estuviese GTD como gestor personal de tareas, pero un GTD conectado. Lo que hemos rebautizado como un GTD colaborativo. Ahora ya no basta con que gestionemos nuestras tareas para cumplir con los compromisos con nosotros mismos. Con Synapcor pretendemos que las listas de tareas GTD de cada uno estén conectados con las listas de tareas GTD de los demás. Un click y podemos saber qué tiene pendiente cada uno de nosotros, pero si además lo tenemos en un sistema corporativo cuyo núcleo es GTD para todos, podemos hacer cosas como:
Consultar el estado de los asuntos que los demás tienen pendientes cono nosotros e incluso recibir notificaciones automáticas cuando alguien ha cumplido los compromisos con nosotros.
Tener la tranquilidad de que aquel asunto que le pedimos a una persona por correo, o por teléfono, o que surgió en una reunión, está en el foco de la atención de la persona que lo tiene que resolver.
Que si quiero preguntarle a una persona sobre un tema que tenemos en común no me hace falta enviarle un correo electrónico, sino simplemente ponerle un comentario en la tarea.
Gestionar el cumplimiento de los compromisos. Cuando la acción y compromisos entre individuos o entre individuos y sus equipos están en el mismo sistema, podemos tener una visión de 360º de cómo una persona está interaccionando con el resto de la organización.
Pero además, cuando he convertido la acción de la compañía en un conjunto de listas GTD individuales interconectadas, puedo desarrollar sistemas que inyecten tareas en la red GTD creada conforme determinadas reglas. Por ejemplo, una consulta de cliente puede llegar a la bandeja de entrada de cualquier persona de la organización para ser contestada en un plazo prefijado y que no dependa de las prioridades individuales.
Hace poco me entrevistaba con una compañía que estaba haciendo la migración que muchas empresas están realizando, siguiendo el ejemplo de Amazon o de otras empresas como:
Grand Valira, la estación de esquí que creo Pas Grau International Management, para el diseño, consultoría, gestión y formación en todos los ámbitos relacionados con la explotación de resorts de invierno.
Grupo Urvina, que transformó su negocio de ropa y equipos de protección para la industria en una empresa de servicios. Ahora personaliza sus productos no según petición de cliente, sino según las necesidades que identifican y, además, se ocupan de su limpieza, de toda la logística asociada e incluso de su aprovisionamiento, reposición, reciclaje y gestión de almacenes.
Cuando quieres crear nuevos servicios como las empresas anteriores, el conocimiento está descentralizado y es de difícil acceso, por lo que podemos tener la tentación de extraerlo para crear una nueva empresa, moviendo personas de una organización a otra. Si manejamos los conceptos de trabajo en red a nivel corporativo podemos aprovechar la red GTD colaborativa para que tareas específicas lleguen a individuos de la organización sin que se pierda su trazabilidad y se pueda hacer seguimiento y/o medir el cumplimiento de determinadas políticas corporativas. Así, hace unos días me entrevistaba con un directivo del sector del metal que quería crear una empresa de servicios de consultoría tecnológica alrededor del uso de sus productos y procesos productivos para ayudar a otras organizaciones a las que también pretendían licenciar tecnología de proceso y producto. Synapcor se convertía en una excelente herramienta para que cualquier trabajador con el conocimiento adecuado pudiera ser de manera eficiente prestatario de servicios basados en su conocimiento técnico. Synapcor facilitaba que un problema o consulta llegase con facilidad a cualquier persona de la organización preparada para dar una respuesta.