A menudo las organizaciones se encuentran con problemas que quedan sin solucionar simplemente porque el coste es elevado en comparación con el índice de mejora que suponen. Un buen sistema de gestión interna, comunicación y toma de decisiones permitirá solventar esos asuntos sin experimentar elevados sobrecostes.

 

A poca estructura que tenga una organización, un 20% de los costes corresponden a su estructura, y de ese 20% buena parte está dedicada a la gestión. Pongamos que la mitad (un 10%) del coste total de la empresa sean costes asociados a la gestión del negocio: planificar, hacer previsiones, definir procesos, supervisar equipos, preparar informes, hacer reuniones de seguimiento, resolución de problemas, mejora continua, etc. Habrá negocios en que esta cifra sea un 5% y otros en los que el 20%. Y de todas esas actividades lo que se lleva la palma son dos actividades en las que se es extremadamente inefectivo:

  • La toma de decisiones con su correspondiente establecimiento de acciones.
  • La resolución de problemas con su correspondiente establecimiento de acciones.

El actuar, vamos, lo que siempre va acompañado del seguimiento de la actuación. Son procesos que consumen muchísimas energías, implican pensar antes de actuar (un 20% de nuestro consumo energético diario se lo lleva el cerebro). Y después perseguir y perseguir. Las personas que empiezan a asumir responsabilidades sobre equipos y dan órdenes por primera vez se tienen que acostumbrar a que cuando le pides algo a una persona no necesariamente lo hace y no necesariamente hace lo que tú supones que iba a hacer.

En los últimos 12 meses a todos los directores generales con los que me he reunido les he hecho la misma pregunta (más de 100): ¿Os pasa en ocasiones que de repente recuerdas un tema que habías solicitado, quieres saber cómo está y no recuerdas quién lo tenía que hacer, pero cuando lo identificas descubres que con ese tema no se ha avanzado? En el 100% de los casos los directivos habían experimentado ese problemilla. Lo que refleja esto es que las compañías están abocadas a un continuo de actuaciones pero que el elevado coste asociado a documentar los temas y estar pendiente de su seguimiento hace que muchas acciones o no se hagan o no se sigan adecuadamente.

Cuando se han alcanzado elevados niveles de eficiencia, el mejorar los resultados depende de la puesta en marcha de muchísimas pequeñas acciones. Para esas pequeñas acciones el coste relativo de seguirlas se dispara. Os pongo un ejemplo simple pero que es muy ilustrativo:

Un jefe de fábrica pasea por las instalaciones y encuentra un palet con material fuera de sitio. Tiene dos opciones: decir al primer operario que ve en la zona que lo mueva, lo que es eficiente pero no sirve para responsabilizar al mando del tema, o buscar al mando para pedirle que se encargue de que eso no vuelva a pasar. El supervisor de esa área no está a la vista y tiene que preguntar dónde está y tiene que buscarlo (lo que le llevará su tiempo). También puede enviar un correo que además deberá seguir hasta asegurarse de que habrá sido adecuadamente atendido, un tema más al que prestar atención. Al final no hace nada, tiene cosas más importantes en las que pensar. Mover el palet llevaría 15 segundos, establecer una acción que además permita formar al mando en la importancia de que las cosas estén en su sitio y que tiene que concienciar a todos los trabajadores podría requerir de una inversión de 15 minutos. 15 segundos vs 15 minutos implica la no actuación. Anualmente, en cualquier organización, miles de acciones necesarias se quedan por hacer por evitar tener que ser gestionadas, ya que el coste de su gestión es desproporcionado.

Redes sociales

Si algo tenemos que aprender del uso que hacemos de las redes sociales a nivel particular, y que además es de aplicación a la empresa es la inmediatez, la facilidad de feedback y la facilidad para seguir los asuntos. Lo importante que aportan Facebook o Instagram no es que puedas conversar ni ver el perfil de alguien, ni etc, sino la facilidad para seguir el impacto que una foto que has compartido ha tenido en tu entorno. Antes hacíamos una foto y hasta la siguiente fiesta familiar en que las hubiese revelado e impreso no podías compartir la alegría y recibir una volátil sonrisa o grito de alegría. Ahora la compartimos y 5 segundos después de haberla hecho ya recibimos las adictivas y dopaminanizantes sonrisas que permanecen por años, inmediatamente. Esa facilidad de feedback y seguimiento de los temas que hemos publicado hace que compartamos muchas más cosas con nuestro entorno.

En las organizaciones el coste asociado a la gestión es elevadísimo porque las acciones pendientes están dispersas en un montón de sistemas:

  • Actas en Word.
  • Correos electrónicos.
  • Agendas en papel.
  • Las libretas donde todos tomamos notas en las reuniones.
  • El CRM colaborativo.
  • La herramienta de workflows que utilizamos.
  • Una herramienta de ticketing colaborativa.
  • La herramienta de gestiónde proyectos colaborativa que acabamos de implantar.
  • El cuerpo de un email que tenemos en la bandeja de entrada.
  • Adjunto a un mail dentro de un PowerPoint.
  • Etc.

Existe un número excesivo de fuentes de generación de acción (CRM’s, Reuniones, Workflow, mail, etc.) y áreas de registro de dichas acciones.

Depende del rigor de cada individuo,  y con tanto sistema de generación (BAG’s Business Action Generators) y registrode acción (BAT: Business Action Tracking) se requiere de mucho rigor para realmente llevar el control de todo. A nivel individual a lo máximo que aspiras es a llevar un control de lo que tú tienes pendiente, pero nadie lleva un control de lo que los demás tienen pendiente con uno, quizá puntualmente, pero no de continuo. 

Fernando Gastón

Comment





Barcelona. Vallespir 19, 4ª Planta. 08173 Sant Cugat del Vallès

Madrid · Bilbao · Valencia

+34 900 104 416  | improva@improva-consulting.com

Copyright © 2015 Improva Consulting. Todos los derechos reservados.


Website Branding by EMOTE