En un entorno en el que los inversores buscan dar el pelotazo, las herramientas para las empresas se conciben como las orientadas a usuarios: simples, sencillas y con altas probabilidades de convertirse en líderes de mercado. La funcionalidad y los resultados para quien las aplica quedan ya como algo secundario.

 

Cuando pones en boca de un inversor la palabra “escalabilidad”, puedes traducirla por su equivalente “potencial pelotazo”. Tenemos a miles de inversores preguntando por la escalabilidad del proyecto, o lo que es lo mismo, preguntando si el producto,  una vez desarrollado, reunirá las siguientes características:

  • Se podrá vender como rosquillas a millones de personas.
  • Crecerá el número usuarios/clientes exponencialmente.
  • Será necesaria poco más que la inversión necesaria para promocionar el producto.
  • Conseguirá que se ponga en venta la compañía en poco tiempo.
  • Ganaremos millones de euros.

El mercado se ha llenado de productos tecnológicos que los usuarios adoptan con facilidad. Te descargas UBER y en segundos exploras la funcionalidad y lo usas. Nadie va a un curso para utilizarlo, ¡eso lo haría no escalable! Que para que tú usases una aplicación tuvieras que pasar por un curso impartido por alguien experto haría muy difícil el crecimiento explosivo que los inversores buscan. No bastaría con desarrollar la aplicación e invertir en marketing, además habría que entrenar a cientos de miles de formadores por todo el mundo y gestionar de alguna manera a toda esa red de formadores para garantizar que enseñan de manera efectiva a sacar pleno rendimiento de la aplicación.

Por eso se desarrollan aplicaciones fáciles para que miles de usuarios semi-imbéciles las puedan descargar y usar con facilidad sin ningún tipo de apoyo y que nuestro inversor se forre lo antes posible. En este tipo de proyectos se están invirtiendo miles de millones en todo el mundo. Suena a burbuja…

Hoy hablaba con mi sobrino sobre “transformación digital”, ocupa un alto cargo en una empresa textil. Me ha explicado cómo en su empresa implantaron Trello, una herramienta colaborativa, pero al cabo de un tiempo(unos pocos meses), como no veían los beneficios, dejaron de usarlo y siguieron con sus Excels y correos electrónicos. Fracasos similares los he visto con Proofhub, Zyncro, Sharepoint, etc. en otras empresas.

Esto sucede porque la implantación de la herramienta se ha convertido en el objetivo, no el conseguir unos resultados económicos concretos. Los culpables son directivos de empresa, que mareados por la palabrería de los supuestos expertos tecnológicos, piensan que con poner la herramienta a disposición del equipo las cosas van a cambiar por arte de magia.

La diferencia entre lo que hacemos a nivel individual y lo que pasa en una empresa es fundamental:

  • El nivel de implicación de cada individuo de cara a usar algo que le pueda beneficiar a nivel personal es del 100%.
  • Las empresas tienen unos objetivos que giran alrededor de ganar dinero, permanecer competitivas y sobrevivir el máximo tiempo posible. Objetivos que a un empleado, en la mayor parte de los casos, le traen al pairo.

La diferencia entre Facebook y una plataforma colaborativa en una empresa está en que Facebook no sirve más que para alimentar el EGO de sus usuarios. Que la plataforma colaborativa deba servir para algo más, marca una diferencia abismal en cómo debe ser tratada.

Usar en las organizaciones aplicaciones concebidas para ser escalables es carne de fracaso. No podemos seguir pensando que los empleados las van a adoptar como han adoptado Whatsapp en su vida particular.  La gestión del proceso de transformación es fundamental, pero mientras el interés de las tecnológicas sea vender aplicaciones como churros y no lograr profundos cambios en la vida de las empresas, vamos apañados.

 

Cuando tomamos la decisión de implantar herramientas colaborativas en una organización lo primero que debemos pensar es qué objetivo buscamos con la misma. Pero no un objetivo genérico del tipo “Mejorar la comunicación interna”, como me encuentro en muchos casos, sino objetivos claros, concretos y finalistas desde la perspectiva de una empresa:

  • Reducir el plazo de resolución de incidencias de cliente de 5 días a 24h.
  • Reducir las desviaciones en los proyectos del 50% del planning al 10%.
  • Reducir el personal de estructura en un 50%.
  • Reducir el plazo para poner en el mercado un producto de 6 meses a 2.

Estos objetivos finalistas se consiguen si las herramientas colaborativas se implantan adecuadamente y para ello debemos gestionar el proceso de adquisición de dichas aplicaciones. Dicen que la mayor parte de proyectos fracasan por la falta de compromiso de la dirección, eso es mentira. “Show the money to your CEO” y verás como no te falta su apoyo.

Determinadas mediciones nos deben permitir gestionar el proceso de tránsito de las herramientas convencionales al uso de las herramientas colaborativas:

  • Reducción radical en el uso del correo electrónico. Si no estamos eliminándolo no estamos más que incrementando el número de canales y por lo tanto la complejidad de la comunicación, lo que tendrá un impacto negativo en su calidad provocando el hastío del equipo. A nivel particular podemos perder todo el tiempo que queramos mariposeando en Facebook, Instagram , Snapchat o Whatsapp, pero en la empresa no. Si fallas en tu primer intento, el segundo te va a costar 10 veces más pues habrás perdido toda la credibilidad
  • Medición de los retrasos en el cumplimiento de plazos en tareas con vencimiento. Si empezamos a gestionar el cumplimiento de los compromisos con terceros mediante la herramienta que implantemos, la organización se verá obligada a utilizar la plataforma en su interacción con los demás. Y esta medición solo la podrás poner en marcha si logras traspasar toda la interacción del correo a la plataforma colaborativa o gestión de la acción. El detalle de esto excede el alcance de este artículo :).
  • Reducción del tiempo dedicado por la organización a reuniones. Las herramientas colaborativas, bien pensadas y usadas, deben facilitarte el estar al día de los temas. Con eso te ahorras la mitad de las reuniones dónde repasamos los puntos pendientes y tratamos de rememorar quién tenía que hacer qué.
  • Negociar con los directores de área el desarrollo de soluciones colaborativas específicas para ellos basadas, por ejemplo, en el intercambio eficiente de información entre el transaccional y la plataforma colaborativa; a cambio de que promuevan entre su equipo el paso al nuevo entorno de trabajo. Estos es difícil de entender a menos que comprendas hasta qué límites puedes llevar una compañía con la adecuada estrategia de transformación.

Casi todas las organizaciones se están lanzando a proyectos de transformación digital. Si atendemos a todo lo que circula por internet a lo que se le cuelga la etiqueta “transformación digital”, veremos que a todas las empresas se les están acumulando deberes interminables. Dado quela carga de trabajo que se prevé para este proceso de transformación es enorme, las empresas se ven obligadas a priorizar, tarea en la que también andan perdidas. Mi recomendación es que empiecen por dentro. Pasar a un modelo de comunicación interna que gire alrededor de la gestión compartida de acciones mediante herramientas colaborativas, adecuadamente gestionado, se puede conseguir en poco tiempo. Sobre esa base, posteriormente, te va a ser muuuucho más fácil desarrollar estrategias de reducción de costes o de “Customer experience” o un largo etc.

Conclusión:

  • Olvidemos la escalabilidad en herramientas corporativas, la complejidad de las necesidades de las empresas es muy superior a las de los individuos.
  • Prepárate para lanzar un proyecto de cambio orientado a los medibles en sintonía con la estrategia del negocio.
  • Cuantifica lo más detalladamente posible el impacto económico que pretendes conseguir con el proceso de transformación. Descubrirás que es mucho mayor de lo que tu mejor sueño eróticonómico te puede hacer imaginar.
  • Busca apoyo externo en alguien que sepa hasta dónde se puede llevar el proceso de transformación y que sepa cómo hacerlo.
  • Suma la inversión necesaria en el proceso de transformación al ridículo coste de las licencias.
  • Vete a celebrarlo con cava porque si lo haces bien puedes llegar muy lejos en un mundo donde todos (consultores, gurús y directivos) la están cagando.

Fernando Gastón

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