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Persona vs Sistema: lucha desigual

Lorenzo es una de esas personas extraordinaria que te encuentras en la vida. Empezó trabajando en una línea productiva como operario, ensamblando máquinas en un gran grupo industrial y subió más alto de lo que ningún otro operario que yo haya conocido personalmente haya subido.

Lorenzo apuntaba alto desde el principio. Como era un buen operario le pusieron al final de la línea productiva,  en control de calidad de producto, a reparar las máquinas rechazadas. Pero Lorenzo un individuo con una inteligencia natural considerable, se pasaba todo el día en la línea productiva dándole vueltas a la cabeza, pensando en el por qué de todos los problemas que pasaban por sus manos,  tratando de entender sus causas raíz. Aun sin tener una titulación superior tenía una perseverante mente ingenieril, más de lo que te encuentras en la mayor parte de ingenieros, una vez acomodados en sus posiciones directivas.avioneta-despegando

Un día le llegó una oportunidad de oro, le propusieron participar en grupo para ayudar a generar propuestas de mejora sobre el proceso productivo (Esto es lo que Nassin Nicholas Taleb llama un cisne negro positivo). Lorenzo estaba entusiasmado, feliz, no podía creer que le dieran ese voto de confianza. Esa oportunidad fue una auténtica casualidad, pues no se trataba de una empresa con una arraigada cultura de la mejora continua, ni Dirección sabía de las ocultas habilidades de Lorenzo.

Llegó la primera sesión de trabajo y empezó a vomitar todo lo que tenía en la cabeza, sólo hablaba él. Los ingenieros no daban crédito a lo que oían ni daban abasto a anotar todas las propuestas en su libreta. Lorenzo proponía un flujo completamente diferente del proceso productivo y los que estaban delante, que no tenían un pelo de tontos, se dieron cuenta del potencial que sus ideas encerraban.

El inmensamente feliz Lorenzo, alma de ingeniero, pasó a trabajar en el área de ingeniería, un salto cualitativo enorme que le permitió durante unos años colaborar en la puesta en marcha de nuevas líneas productivas que supusieron una revolución para la empresa. Al cabo de un tiempo volvió a fábrica, pero ya como jefe en una sección productiva, que en poco tiempo llego a ser la mejor de  todas las líneas productivas.

Fue entonces cuando le conocí, cuando Dirección General nos contrató para hacer un análisis de la producción.  En cuanto hablamos con Lorenzo nos dimos cuenta de que contratarnos había sido un error, lo que necesitaba esa fábrica no era consultoría. Cuando me lo presentaron enseguida me dí cuenta de que tenía unas ganas enormes de hablar con nosotros.

Excitadísimo empezó a sacar papeles llenos de garabatos de sus cajones y de dentro de los innumerables libros que se acumulaban en su garita, se veía que hacía tiempo que  habían dejado de preguntarle y que él no había dejado de tener ideas brillantes sobre como mejorar otras áreas productivas.  A mi me entuasiasmó conocerle, soy un firme creyente en el enorme potencial de las personas.

Lo que se tenía que hacer era sencillo, poner a Lorenzo al frente de todas las líneas productivas y dejarle poner en marcha sus propuestas. Lo que tampoco le faltaba a Lorenzo era capacidad de liderazgo. Aunque tenía detractores, en general envidiosos, que lo consideraban un trepa, sus antiguos compañeros le admiraban y le seguían fielmente.

Su nuevo jefe iba a ser el nuevo director de Operaciones del grupo, un hombre mayor tranquilo y experimentado, ideal para ayudar al impulsivo Lorenzo a priorizar sus ideas y que se sintiese seguro frente a las responsabilidades que iba a adoptar. Eran un duo perfecto.

avion-estrelladoTerminamos nuestro trabajo y no volvimos hasta al cabo de unos meses. Cuando volví me encontré a un Lorenzo en los huesos que transmitía una sensación de insana sobrexcitación, hablaba más acelerado de lo que ya en él era habitual. Le vi muy mal, su discurso destilaba frustración. Estaba perdido en una maraña de poblemas operativos. Después de hablar con diversas personas entendí lo que había sucedido.

1.     Habían lanzado el proyecto de implantación de SAP.

2.     La planificación de las fábricas, que hasta aquel momento lleva  casi de cabeza pero bien, un ingeniero senior con una cabeza privilegiada, había pasado a ser realizada por un programa informático. El ingeniero despedido, claro.

3.     No le habían preguntado todo lo que le tenían que preguntar al ingeniero y el programa de planificación de la producción fallaba por todos lados.

4.     Habián despedido al pacífico Director de Operaciones para ser sustituirlo por un agresivo Director de Marketing holandés.

Las consecuencias de tal cúmulo de despropósitos, avalados todos por Dirección General fue:

1.     La fábrica mal planificada se había convertido en un nido de problemas, pérdidas de rendimiento, incumplimientos de proveedores y finalmente pésimo servicio a los clientes.

2.     Lorenzo en vez de dedicarse a poner mejoras en marcha hacía aguas por todos lados tapando los agujeros que continuamente se producían en planta. Sus papeles se pudrían en su cajón, donde estaban la última vez que me los enseñó.

3.     Todo esto afectó al todavía inmaduro Lorenzo, que perdió el apoyo que recibía, para pasar a ser dirigido en base a la presión, pues su nuevo agresivo jefe era incapaz de entender lo que tenía entre manos.

4.     Dirección General pensaba que Lorenzo no era tan bueno cómo se pensaban y que su error había sido promocionarlo.

5.     Más de uno se alegró de la caída de Lorenzo. “ya se veía venir” te decían. Clásica Mediocridad Envidiosa Hispánica.

Conclusiones:

·         Que a Lorenzo le invitasen a una sesión de trabajo fue una casualidad (temporalmente un cisne negro positivo), no parte del funcionamiento de una organización como un sistema.

·         Cuando las cosas buenas suceden de casualidad las malas también, sobre todo cuando se tiene a un Directivo que no entiende como funciona su organización.avion-tablero

·         Al final puede más el entorno que la persona. Ya puedes invertir en el desarrollo de personas que si las formas de trabajo de una organización no cambían de arriba abajo, no cambia nada a largo plazo.

·         Lorenzo fue temporalmente fruto de una mutación genética en un entorno al que no se adaptó y que terminaba sistemáticamente con todos los de su especie. Darwin tenía razón.

Ahora soy un firme creyente en la capacidad de las organizaciones para destruir lo que las personas a nivel individual pueden lograr. Me ha dado mucho que pensar y que hacer.

AUTOR: Fernando Gastón Guirao

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SSII ¿Enemigo público número 1?

Hablaba hace unos meses con la Directora Financiera de una importante empresa química, su incrédula mirada me decía ¡No es posible que los pedidos se entren en el sistema después de recibida la mercancia! ¡El sistema no lo permite!  Una vez más un directivo olvidaba que detrás de los sistemas siempre hay personas.

ejecutiva-sorpresaHabíamos realizado un análisis de los stocks de esta empresa y pensabamos que si aprovisionaban mejor podrían reducirlos. Cuando fuimos a ver los plazos medios de suministro de sus proveedores, descubrimos que muchos de ellos eran perfectos, ¡su plazo de entrega era de cero días! ¿Cómo lo hacían? Muy sencillo:

  • Los pedidos los confeccionaban a mano y los enviaban por FAX. Eso sí, según cantidad sugerida por el ordenador y después retocada.
  • El seguimiento de los pedidos lo hacían mediante un Excel donde registraban cada pedido lanzado a proveedor.
  • Cuando llegaba el camión con la entrega del proveedor contaban la cantidad entregada, que siempre difería del pedido teórico y creaban un pedido nuevo por la cantidad recibida.
  • Después hacían la entrada del pedido en SAP, por ello el plazo de entrega era cero. ¿Por qué hacían esto?

Para resolver un problema (y generar veinte):

  • Eliminar el trabajo administrativo asociado a los incumplimientos de los proveedores.

Miles de directivos habían pensado que con la llegada de la tecnología su vida iba a ser más fácil, las empresas iban a funcionar prácticamente solas e iban a tener unos procesos que no dependerían de las personas. Desde sus despachos iban a poder controlar “el cotarro” mediante un cuadro de mando que les iba a dar las decisiones prácticamente hechas. Sin embargo los departamentos de sistemas, a pesar de lo mucho que nos aportan:

  1. Se han convertido en el foco de las iras en todas las organizaciones. ¿Alguien está contento de él? 
  2. Constituyen una partida enorme en el presupuesto. 
  3. Es el principal aliado de las personas que quieren eludir su responsabilidad sobre lo que sucede. La culpa de todo es de los sistemas. teclado-incendiado

En cuanto a los directivos:

      4.    Piensan que Detrás de todo gran problema hay una solución tecnológica (ver punto tres anterior).

      5.     Los sistemas son una gran caja negra para la dirección y para toda la organización.

Sin embargo la realidad nos lleva a concluir que las tecnologías han contribuido a mejorar sustancialmente la eficiencia de las organizaciones. Si intentamos dar una visión externa y un poco más objetiva:

  • Los usuarios no utilizan los SSII correctamente, como en el caso expuesto y docenas de casos similares que he observado.
  • La inmensa mayoría de problemas que tienen los departamentos de sistemas los generan los propios usuarios por el mal uso que hacen de ellos.(ver punto 1)
  • Las iras por los problemas caen sobre el departamento de sistemas. ¿Porqué? (ver punto cinco)
  • En muchas ocasiones se buscan soluciones tecnológicas que en realidad de lo que requieren es de mayor capacidad de dirección en todos los niveles de mando, que es más barato.
  • Se podría sacar mucho más rendimiento a los sistemas actuales en las empresas si directivos y usuarios asumieran la responsabilidad sobre ello, en vez de pasársela a otros.

Supongo que la soberbia nos impide pensar que buena parte de los problemas de las organizaciones derivan de la incapacidad de sus directivos para controlar lo pequeño y si las cosas no van bien seguramente es derivado de algún gran problema (Entre paréntesis la elusión de responsabilidad típica): 

  • El departamento de SSII (a estos hay que machacarlos)
  • El equipo no es el correcto (hay que cambiar el equipo)
  • La crisis (los vendedores pueden relajarse, no es su problema. Además tienen un buen cojín, ya que se han forrado en los periodos de vacas gordas)

Este fenómeno me recuerda al libro de la guerra de los Mundos. Los invasores extraterrestres vienen a ocupar laguerra-de-los-mundos tierra pues necesitan el agua y la sangre de los humanos para sobrevivir. El hombre con todo su armamento no es capaz de hacerles frente. Al final los extraterrestres, después de exterminar a media humanidad caen víctimas de su prepotencia. Son derrotados por los seres más diminutos, las bacterias contenidas en el agua que bebían, para las que no estaban preparados.

El caso inicial era una empresa auditada. El proceso deficiente lo pasaban por alto los auditores todos los años. La empresa anterior estaba certificada ISO. Todos los años obtenía la certificación. El Director General no sabía que se operaba así. ¿Cómo puede una empresa detectar casos como este? ¿Cómo podían los extreterrestres detectar las bacterias?

Mi conclusión es que:

  • Faltan Direcciones Generales que realicen diagnósticos precisos y que no se basen en información de baja calidad ni en opiniones de directivos que eluden sus responsabilidades y que cuentan la realidad como a ellos les interesa.
  • Faltan directivos que de vez en cuando miren las cosas con lupa (no es demasiado difícil), se arremanguen y retomen la esencia de lo que a las pequeñas empresas las empieza a hacer grandes: la atención del detalle a todos los niveles. Lo pequeño importa. NO hace falta que la cadena hotelera encueste a 5000 clientes. Basta con bajar al hall del hotel y preguntar a 20. Basta con hablar media hora con un cliente.
  • Faltan directivos que lean libros, pero no con el ánimo de reafirmar sus puntos de vista a cada línea que leen, sino con espíritu destructivo frente a sus propios paradigmas.
  • Faltan directivos que cada día paren media hora para pensar.
  • En resumen falta: ILUSION, CURIOSIDAD, PERSEVERANCIA, HUMILDAD.

AUTOR: Fernando Gastón Guirao

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Los valores: grandes músculos

En el juego del golf hay una gran variedad de golpes, unos requieren habilidad, otros potencia, pero todos requieren de gran precisión. Un jugador de golf profesional debe ser consistentemente preciso y esa consistencia la proporcionan los grandes músculos: dorsales, pectorales, cuadriceps… grandes-musculos-del-golf1En los momentos de estabilidad las empresas son como buques atravesando las aguas tranquilas. Se toman decisiones rutinarias a corto plazo y decisiones estratégicas de impacto a largo. Las primeras las tenemos muy por la mano, difícilmente van a generar grandes impactos y las podemos tomar sin grandes traumas. Las segundas son más críticas, pero como su impacto lo veremos a largo plazo, las podemos tomar con relativa frialdad.

La crisis actual esta llevando a muchas empresas a situaciones límite. Situaciones límite que implican tomar decisiones a corto plazo con enorme impacto a corto también, lo que supone una enorme presión. Es en esas situaciones límite donde las personas pueden dar lo mejor y lo peor de sí.

Asistí hace unos días a una presentación del profesor Pablo Cardona del IESE sobre la dirección por misiones. Expuso el caso de una empresa de perfumería que en el último trimestre del 2008 experimentó una significativa caída de las ventas. saltar-abismoLa empresa se planteó un ERE pero finalmente decidió respetar el equipo, apretarse el cinturón y renovar el compromiso con toda la organización. Se marcaron como meta mantener los objetivos y la gente reaccionó apoyando incondicionalente a la empresa a la que pertenecían.

Frente a la opción de despedir a personal -en ocasiones necesaria, no seamos ñoños- prefirieron ser fieles a la misión y valores de la compañía, asumir la plena responsabilidad sobre lo que les estaba ocurriendo y actuar; les salió bien. En una situación tan compleja como la actual, han remontado las ventas y además:

  • Se ha mantenido el capital intelectual de la organización.
  • Todo el mundo tiene más claros que nunca los valores y la misión de la empresa.
  • Se ha reforzado el liderazgo de su Dirección General, gracias al coraje que ha demostrado.
  • Son más fuertes que nunca, están más musculados. Se ha incrementado la cohesión de la organización pues han visto que la actuación en esta situación límite y bajo toda la presión han sido coherente con el pasado, con lo que esperaban y deseaban.

Hay muchas organizaciones que actúan como si la misión y los valores fuesen sólo frases bonitas a mantener en un bonito cuadro en los despachos y pasillos.

Existen multitud de manipuladores que piensan que pueden ir por la vida diciendo a cada uno lo que quieren oir para conseguir de ellos lo que les interesa.

Pero lo que da coherencia a la actuación de los directivos es lo mismo que lo que da coherencia a cada swing de golf de Tiger Woods: Los músculos grandes. En la Dirección de Organizaciones los músculos grandes son los valores.

MASTERS GOLFLa presión que siente un jugador de golf en cada golpe, en un toneo como el Masters de Augusta, es como la de un directivo frente a una decisión en la que se tiene que despedir personas. Son los músculos grandes los críticos en estas situaciones, los que no tiemblan por el miedo. Si tuviésemos que confiar en los pequeños y nerviosos músculos de las manos, de reacciones rápidas e impredecibles bajo presión, difícilmente nos podríamos llegar a colgar la famosa chaqueta verde de Augusta.

AUTOR: Fernando Gastón Guirao

P.D. La caída del golf de Ballesteros tiene mucha relación con lo anterior. Su golf casi artístico, basado en una gran habilidad con las manos, no puede competir con los poderosos y consistentes músculos de Tiger, Mickelson o García. Muchos grandes jugadores han tenido que dejar el golf por culpa de los YIPS. Contracciones involuntarias de los músculos de las manos que se producen en momentos de presión, donde te la juegas en un torneo.

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Prisioneros de la mala leche

El post sobre la mala leche ha generado una considerable polémica a mí alrededor -familia incluida. Todo el mundo está de acuerdo en que es mejor una empresa de “buen rollo”, pero para muchos la mala leche es necesaria, paradójicamente los directivos mala leche parecen conseguir más (para ellos) y la gente responde bien al terror. prisioneroReflexionando sobe ello me ha venido a la cabeza el famoso dilema del prisionero. Dicha paradoja proviene de la teoría de juegos desarrollada por Von Neumann a principio de siglo XX. Este matemático  estudio “los conflictos entre seres racionales que desconfían el uno del otro”, dando origen a un nuevo campo de las matemáticas.  Podéis encontrar una excelente explicación en el siguiente blog: http://uprotgs.blogspot.com/2008/01/paradoja-del-prisionero.html 

De mnera similar podemos imaginar a dos personas que trabajan juntas en una organización que buscan, obviamente,   defender sus intereses:

·         Si ambas confían y colaboran en la búsqueda de una solución, compartiendo información, podrán llegar a un acuerdo razonable, que será bueno para ambas partes.

·         Si una persona decide ceder frente a sus intereses y comportarse de manera sumisa, saldrá perjudicado, su autoestima se vendrá lucha tras lucha abajo y acabará por convertirse en un puro ejecutor, adoptando una actitud gregaria.

·         Si, juegan en un clima de desconfianza, pensando que la otra persona va contra sus intereses, se tensarán y estresaran, perderán el tiempo en luchas, y al final los dos acabarán más lejos de sus intereses particulares.

La tendencia instintiva, para defender los propios intereses, es la tercera opción. Pero paradójicamente entonces la organización puede acabar más lejos de sus intereses. No puedo evitar referirme a la situación que se vive en estos momentos en el Oriente Próximo.

Vivimos entre organizaciones belicosas, en las que jefes y empleados se lanzan a la yugular del otro, recibiendo los dos la máxima condena: stress enorme e infarto a los 50.  En esto consiste la recién descubierta  “paradoja de la mala leche”: La falta de cooperación conduce a resultados negativos para todos. La ausencia de confianza produce que ambos en pos de su mejor opción individual, elijan lo que es peor para ellos. agresivo-y-asustado

Existen, sin embargo, organizaciones en las que esto no es así. ¿A qué se deben las diferencias de comportamiento entre unas y otras?

La comunicación

El dilema del prisionero deja de existir cuando se permite la comunicación entre los reos. Si yo puedo hablar con mi cómplice, descubriremos que hay una fórmula para cooperar, que nadie delate al otro, y acabemos ambos con una pena menor.

Si nos comunicamos, si vemos el mapa conjuntamente la tercera dejará de ser la opción dominante.

 ¿Qué aspectos de una organización favorecen una comunicación fluída?

·         Se requiere de tiempo para que la comunicación se produzca. La excesiva presión por el corto plazo, dificulta la comunicación y favorece el conflicto.

·         Unos buenos sistemas de dirección. Una buena implantación estratégica es una herramienta de comunicación que facilita el alineamiento máximo entre diferentes áreas y personas, reduciendo las posibilidades de conflicto. Un buen sistema máximiza la confianza entre las personas de que los intereses del otro están alineados con las necesidades de la organización. Cuando imperan los intereses personales, algo gordo se está haciendo especialmente mal.

·         La cultura de empresa.  Del ir despacio, del exponer todos los puntos de vista. Mirar todas las consecuencias, jugar al largo plazo.

·         A pesar de parecer más cerrados, las culturas orientales favorecen la comunicación. El termino “Nemawashi” se refiere a la comunicación interna que debe  haber entre los miembros de una organización antes de sentarse en una reunión a  defender sus puntos de vista y buscar soluciones a problemas,… Existen empresas que procesos como este los tienen formalizados y en las que los enfrentamientos están muy mal vistos.

·         Ser conscientes de que la mejor opción es la colaboración. En el dilema del prisionero está clarísimo. En el caso del dilema de la mala leche, no lo es tanto y este artículo es mi aportación a que todos empecéis a verlo así.

·         Nadie es tan listo como todos juntos (cooperación y humildad)

·         Si tuviera que elegir un valor que domina sobre los demás para que las cosas vayan mejor, no tendría duda: “La humildad”. Donde impera la soberbia, la comunicación es la primera danmificada. El soberbio no escucha, ¿para qué, si él es el mejor?

El imperativo categórico Kantiano sale en nuestra ayuda para clarificar la situación. “Una actuación es buena si puede erigirse en comportamiento universal”. La mala leche no puede ser buena, porque cuando se extiende de forma generalizada convierte nuestras empresas en un infierno para todos.

AUTOR: Fernando Gastón Guirao

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