Los directivos nos llenamos la boca contando que hemos desplegado sistemas que nos permiten monitorizar, en sofisticados cuadros de mandos, un montón de cosas. La sorpresa viene cuando profundizamos en todos esos datos, en cómo se obtienen, cómo se tratan y para qué sirven.
Ahora que vivimos en un mundo empresarial obsesionado por la tecnología del dato nos falta hacer los deberes para que toda la inversión que se está haciendo se le saque máxima rentabilidad. 5 monstruos acechan a la información para conseguir que no sirva de nada:
La fiabilidad del dato. Los datos, en general, en casi todas las organizaciones son muy poco fiables y eso es porque habitualmente hay personas manipulándolos, de manera intencionada o no… Un rechazo de calidad que en realidad es de producción, una fecha de entrega ajustada por comercial a mano, un retraso en la contabilización de facturas que afecta a un ratio, etc. Al final, el dato lo controla personal operativo y lo maneja la excelsa dirección. Al de abajo no le importa demasiado cómo toman las decisiones arriba y los de arriba tampoco comprenden demasiado como los de abajo están influyendo en los ratios.
La comprensión del dato. Frecuentemente no sabes si el ratio ese contempla todas las divisiones o solo algunas, si los abonos están incluidos o no, si se ven afectados por diferentes variables extrañas, etc. Las definiciones de ratios son frecuentemente tan sofisticadas que resulta imposible que la gente las interiorice. Y si tomas conciencia de ello, igual pasas de utilizarlo…. Porque en el fondo no sabes qué dice ese numerajo.
La responsabilidad del dato. ¿Pero el dato se lo mira alguien? Pues muchas veces no, o va a modas. Hay tanta información que no puedes poner el foco en toda. Y si no lo usas su calidad empeora. ¿Alguien asume la responsabilidad del problema que delata la desviación en un indicador? La gente acaba convertida en expertos en identificar a otros culpables de que el dato empeore. Es un arte cuya consecuencia es que no se actúe y genere datos viudos.
La falta de profundidad de la acción asociada. El dato no debe decirnos directamente lo que hay que hacer. El empeoramiento de un KPI apunta a la necesidad de actuar, pero solo una buena capacidad de profundizar, lo que puede implicar la obtención y procesamiento puntual de otras informaciones, podrán ayudarnos a determinar la línea de actuación más correcta. No, los KPI’s no tienen como misión decirnos qué problema tenemos exactamente, sino advertirnos de que podría haber uno. Se está cayendo en la perversión de pensar que gracias al BI, la AI y el MC vamos a saber qué pasa sin movernos del despacho.
La inacción del dato. Se ponen en marcha acciones, pero o bien se eternizan o acaban perdiéndose en un correo electrónico. Un 75% de los directivos reconoce que con frecuencia descubren que temas que pensaban que estaban resueltos en realidad llevan tiempo parados. ¿Qué más da tener todos los datos del mundo si después no hacemos lo que toca?
¿Y cómo mejorar en todo lo anterior?
La fiabilidad con el dato. Que el dato no sea solo un asunto de dirección. Implicar mucho más a los mandos operativos en la gestión y uso de la información que después se consolida a nivel departamento, área, división, etc. El dato trabajado es dato validado. Si los mandos operativos gestionan bien, los directivos casi que sobran. ☺
La comprensión del dato. Invertir en formación y comunicación hasta que la organización asuma plenamente los sistemas. Diseñarlos bien, simples, con sentido y bien explicados. Es mejor tener tres ratios simples que 1 hipersofisticado y poco comprensible.
La responsabilidad del dato. Con unos buenos sistemas de dirección y alineamiento de todos los equipos con los objetivos generales y clarificando las corresponsabilidades con los de los demás.
La falta de profundidad. Nada mejor que formar en técnicas de análisis de información y resolución de problemas, identificando sesgos cognitivos, por supuesto.
Sistemas de gestión de la acción. Poner en marcha sistemas que faciliten la trazabilidad y seguimiento de la acción que se pone en marcha para garantizar su despliegue.
Vivimos en una datitis que se está cronificando, en la que la venta de sistemas por parte de las empresas tecnológicas pasa por encima de la necesidad de genera impacto. Ninguna de las carencias es significativa por sí sola, pero en el acumulado lo que se genera es frustración y una pérdida de capacidad económica relevante, lo que en un mundo extremadamente competitivo puede llegar a ser grave.