Esa sensación de caos que se vive en las organizaciones, las reuniones inefectivas, los asuntos fuera de control y la lentitud de reacción asociada a todas ellas, son males endémicos en las empresas modernas y tienen un fondo común: no existe un lugar único donde conste quién tiene que hacer qué ni para cuándo. Y como esa información no existe en ningún repositorio centralizado, no se puede usar para gestionar. Por ello, cuando quieres saber cómo está un tema, tu primer problema es recordar dónde salió ese tema. ¿El comité del área? ¿Un correo del jefe? ¿Una llamada telefónica? ¿El comité de PRL? ¿Una conversación de cafetera? Es más, ¿dónde lo encuentro? ¿En un mail? ¿En un ppt? ¿En alguna de las muchas herramientas que se utilizan?
Por si es la primera vez que nos lees, Synapcor es un software de gestión de la acción para organizaciones desarrollado conjuntamente con Improva. A diferencia de todas las herramientas del mercado, Synapcor no funciona comprando rápidamente una licencia y registrándote en su web, sino que va ligado a un proceso progresivo de cambio de la organización al que nosotros llamamos TEAM.
Quizá a priori esto te llame la atención, pero tiene una razón de ser. En Improva sabemos que las herramientas solo son una pata del funcionamiento global, y que necesitan unos procesos robustos definidos y unas personas correctamente formadas. Dicho de otra manera, la mayoría de herramientas del mercado fracasan porque ignoran los procesos y las personas.
A poca estructura que tenga una organización, un 20% de los costes corresponden a su estructura, y de ese 20% buena parte está dedicada a la gestión. Pongamos que la mitad (un 10%) del coste total de la empresa sean costes asociados a la gestión del negocio: planificar, hacer previsiones, definir procesos, supervisar equipos, preparar informes, hacer reuniones de seguimiento, resolución de problemas, mejora continua, etc. Habrá negocios en que esta cifra sea un 5% y otros en los que el 20%. Y de todas esas actividades lo que se lleva la palma son dos actividades en las que se es extremadamente inefectivo:
- La toma de decisiones con su correspondiente establecimiento de acciones.
- La resolución de problemas con su correspondiente establecimiento de acciones.
En un estudio realizado conjuntamente entre Improva e IESE-INEO se analizó la actividad de los mandos intermedios de empresas de diferentes sectores. Más del 60% de su tiempo era dedicado a tareas de valor añadido bajo, como realizar papeleo, hacer trabajos manuales, desplazarse, etc. Además, el mando intermedio a menudo limitaba las posibles aportaciones a la organización que podían realizar los trabajadores y funcionaba como un embudo para las tareas que requerían cierta conexión con otras áreas.
Tras definir una estrategia a seguir comenzaremos un camino de acciones relacionadas que nos ayudarán a conseguir la meta marcada, pero ¿dónde estamos?¿Cuánto queda?¿Ha surgido algún error? Un buen sistema de benchmark continuo nos dará esa información.
Hace unos años, cuando me plantee realizar una carrera de montaña de 170 km, me parecía una cosa completamente inasumible; una cosa sólo al alcance de unos pocos superdotados, de unos tipos completamente dedicados en cuerpo y alma a esta misión. Inicialmente te propones poder realizar la UTMB, pero a medida que profundizas en los que significa este reto uno se da cuenta que se trata de un objetivo excesivamente genérico.
