El pasado 14 de junio tuvo lugar, en Sant Cugat Business Park, una presentación de los avances de Synapcor ante directivos y propietarios de diferentes empresas de alcance nacional e internacional.

La sesión comenzó a las 15:30. El equipo de Improva recibía a los asistentes haciéndoles entrega, en una carpeta, de una serie de artículos que les invitaban a reflexionar sobre el concepto de “Transformación Digital” y las posibilidades del GTD si se convierte en un sistema interconectado dentro de una organización.

Fernando Gastón, Socio Director de Improva, abrió la sesión analizando las necesidades reales de los directivos de empresas. Según datos del sondeo realizado a 40 compañías de IESE-INEO, el 75% de los directivos afirman que en ocasiones descubren que temas que pensaban que estaban avanzando han quedado parados. En el mismo sondeo el 65% de los directivos afirmaron también que se invierte demasiado tiempo en las reuniones para, simplemente, ponernos al día. Por último, el 75% de los directivos reconocieron que habitualmente llevan demasiados temas en la cabeza y les cuesta manejarlos.

Fernando Gastón

Fernando continuó hablando del proceso de acción dentro de una organización, de sus diferentes fases y de los problemas que nos solemos encontrar en cada una de ellas. Temas como la imprecisión a la hora de detectar problemas o la dificultad para reunir toda la información necesaria para decidir fueron abordados con precisión. Por último, Gastón introdujo algunos principios de GTD y planteó la siguiente cuestión:

¿Y si interconectamos a toda nuestra organización mediante una herramienta con un núcleo GTD y creamos procesos orientados a la gestión de la acción de nuestra organización mediante dicha herramienta?

Así, Fernando dio paso a la presentación de todas las posibilidades que ofrece Synapcor. El primer paso fue mostrar el sistema de acciones GTD colaborativo, donde todos pueden ubicar sus tareas en base a su relevancia (una relevancia común para todos). Además, la trazabilidad de cualquier acción es instantánea, y podemos confirmar en qué punto se encuentra y quién es su responsable.

Se expuso entonces uno de los puntos estrella de la presentación: la gestión de incidencias. El sistema está diseñado para abordar cada día las incidencias internas o externas que hayan podido surgir en el día anterior. Ninguna incidencia queda pendiente de revisar más de un día. En ese momento, las personas asignadas deben decidir si es una incidencia conocida que ya se está abordando, si es una incidencia que compete a otro departamento o si es una incidencia a la que le debemos asignar una acción. En este último caso, el sistema te ofrece las acciones más comunes (totalmente parametrizables) y los responsables que pueden llevarlas a cabo. Lo más importante es que el decisor, en ese mismo instante, dispone de toda la información necesaria para tomar su decisión. De esta manera, en tan solo unos minutos, un plan de acción para subsanar la incidencia ha sido trazado sin esfuerzo. ¿Cuántas empresas pueden decir esto?

Synapcor

Synapcor crece y se adapta a las necesidades de cada organización, por lo que dispone de diferentes módulos totalmente parametrizables. Tras repasar algunos de ellos destinados a la gestión de líneas de producción o al control de calidad, se mostró otro de los favoritos de los asistentes: el sistema de gestión de reuniones.

Las reuniones gestionadas a través de Synapcor son sencillas y eficaces. En primer lugar, su convocatoria es exquisita, pues seleccionamos a todas las personas que deben asistir y les llega inmediatamente una agenda del día con toda la información necesaria. Si vamos a abordar unas posibles modificaciones en un producto, todos los asistentes reciben las especificaciones actuales del producto, las diferentes incidencias o deficiencias que se han producido (y que han quedado registradas en el sistema automáticamente) y las propuestas alternativas.

Durante la reunión, se van tomando notas sobre cada uno de los puntos directamente sobre la aplicación, se van registrando las decisiones tomadas y, cuando se requiera, se asignan las acciones pertinentes para hacerlas cumplir. Tras abordar todos los puntos termina la reunión y, en el mismo instante que finaliza, el acta queda registrada en el sistema y todos los participantes reciben una copia en sus terminales. De esta manera los acuerdos perdidos, las decisiones olvidadas o las prioridades poco claras se eliminan por completo.

Para finalizar la sesión, los participantes pudieron lanzar cuestiones sobre la herramienta, su metodología y su implantación. Los ponentes explicaron a los asistentes que uno de los principales problemas de las herramientas en el mercado es que son conservadoras, y no se atreven a realizar grandes cambios en las organizaciones. Synapcor no será comercializada de esta manera, sino que irá siempre acompañada de una metodología diseñada e implantada ajustándose a todas las necesidades de la organización. De esta manera Synapcor se despunta de las herramientas existentes y se convierte en una nueva forma de entender la gestión de la acción.

Las organizaciones que asuman un proceso de transformación de este nivel con Improva e implanten como eje de su gestión Synapcor, experimentarán un gran incremento en su capacidad para gestionar el conocimiento, una mejora en la fluidez de todos sus procesos y un aumento enorme en su agilidad a la hora de actuar. Aquellos que primero se sumen a los nuevos modelos de gestión serán quienes puedan aprovechar una gran ventaja competitiva en los mercados.

Al finalizar el evento y antes de comenzar una breve sesión de networking, todos los invitados recibieron en sus terminales un acta completa de los temas abordados a lo largo de la sesión.

 

PD: Si quieres asistir a próximas sesiones en diferentes puntos del territorio español, no dudes en contactar con nosotros. Estaremos encantados de recibirte.

PD2: Puedes acceder a la presentación utilizada durante el evento en este enlace.

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