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Revisar lo que otros hacen

wrongUna de las cosas que más cabrea de un jefe es que:

  • Envíes un documento en el que has puesto todo tu esfuerzo del mundo,
  • Que sabes que está bien, pero que por cuestiones de tiempo has tenido que acotar
  • Que te satisface, pero parcialmente porque eres exigente,

y te lo devuelvan y los únicos comentarios sean relativos a aspectos ortográficos y de forma:

  • No has usado los colores corporativos.
  • El tamaño de las fuentes de los subtítulos de sexto nivel es times 7 y no times 8.
  • Los sangrados van 4mm más a la derecha.
  • Un par de cómos en los que olvidaste al acento y que el corrector de word no corrigió.

Te quedas con la sensación de que tu jefe apenas lo ha mirado, o que le ha dado tanta importancia que lo único en lo que ha centrado su esfuerzo es en aspectos superficiales, y así una y otra vez con cada cosa que le pasas ¿Para hacer eso se necesita una ingeniería, dos MBA's y un PDG por el IESE?

La revisión de un documento preparado requiere de toda tu atención y tu equipo lo ha de percibir como tal.

Ellos se esfuerzan y ese esfuerzo esperan que tú también lo hagas. Para evitar caer en este fallo recomiendo una revisión exhaustiva en tres pasos:

  • Estructura.
  • Contenido.
  • Forma.

ESTRUCTURA

La primera revisión debe ir más enfocada a asegurar que no se ha omitido nada crítico. Para ello, debemos comprender la estructura del documento según un determinado modelo. Por ejemplo, si hacemos un informe sobre un proceso, podemos repasar mentalmente este proceso asegurándonos de que no hemos dejado de lado ningún paso importante; o si hacemos un informe sobre una organización, podemos repasar mentalmente el organigrama asegurándonos de que no nos hemos olvidado de hablar del Director de Recursos Humanos.

A la hora tanto de revisar como definir la estructura de un documento, es muy importante tener en mente el concepto MECE desarrollado por McKinsey. Las cosas adecuadamente estructuradas dejan una agradable sensación de control al que las revisa.

Os lanzo un desafío, solo apto para valientes, identificar qué es lo que falta en la siguiente imagen, es un ejercicio interesante al que podéis plantear respuestas en los comentarios de este post. Forma parte de la formación de Improva.

Ejercicio que mano falta

CONTENIDO

Una vez nos hemos asegurado de que no falta nada importante, podemos pasar a analizar si lo que hay es correcto o no. Es claramente mucho más fácil evaluar lo que hay que decir qué es lo que falta. En esta fase es fácil simultanear el análisis de la adecuada sintaxis de lo escrito con la adecuación de los contenidos.

FORMA

Finalmente, lo menos importante pero donde tienden a centrarse los esfuerzos por pereza. Asegurarse de que no hay, por orden de importancia:

  1. Faltas de ortografía.
  2. Errores tipográficos.
  3. Deficiencias en los formatos corporativos.

tejas-tejado

El tratar los tres pasos de manera independiente, como si se tratase de la revisión de tres documentos distintos es crítico. Salvo que seas un superhombre, es muy difícil revisar los estándares corporativos de formateado de documentos a la vez que miras si falta algo esencial.

En descargo de los jefes revisores hay que decir que las agendas van apretadas y no siempre dispones de tiempo para hacer revisiones concienzudas. En ese caso es mejor centrarse en los dos primeros puntos. Una falta de ortografía puede sacarte los colores y poco más,  omitir algo importante anula todo el trabajo realizado.

La revisión de aspectos de ortografía y forma, mejor dejárselo a tu secretaria si no dispones de tiempo.

Y si eres el Director General ¿Qué? ¿Nadie revisa lo que haces? Cuando eres Director General no eres infalible, también requieres que te revisen las cosas, además, tienes una dificultad añadida, cuando tú le revisas un informe a una persona del equipo, estás asumiendo la responsabilidad final,  a fin de cuentas siempre la tienes. Pero cuando como responsable máximo, le pasas el informe a alguien del equipo para que se lo revise, la responsabilidad no cambia de manos, sigue siendo 100%tuya, por ello, el riesgo de que la revisión que te hagan no sea todo lo concienzuda que esperas, es mayor. Es decir, que los tres pasos anteriores son especialmente importantes si tu jefe te pide ayuda.

En cualquier caso recuerda que cualquier cosa que hagas la debes hacer como si no fuese a ser revisada,

como este post, que nadie ha revisado y que os invito a revisar siguiendo el proceso comentado.

Si te ha gustado este post, házselo llegar con sutileza a tu jefe :) Y si no tienes jefe, pásaselo a tu equipo.

Fernando Gastón Guirao

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El efecto mariposa en las agendas

Hoy he cometido un error imperdonable, no me he presentado en una cita que tenía con un profesional con el que podría existir una posible colaboración. He de reconocer que soy de naturaleza despistada aunque por otro lado soy extremadamente cumplidor con mis compromisos, lo que mi esfuerzo me supone. Cuando he analizado el porque de mi error he tomado conciencia del continuo vaivén del contenido de mi Blackberry-agenda, por culpa del cual, sin darme cuenta, había eliminado una cita que no tocaba. La maldita bolita de la Blackberry aliada con mi torpeza para que mi vida sea un poquito peor.

Pero bueno, no le vamos a echar la culpa a la dichosa bolita, asumo mi responsabilidad. Soy consciente de que soy una persona especialmente preparada para que me pasen este tipo de cosas. Aunque mayormente logro evitarlas, en alguna ocasión puedo meter la zarpa. Hoy quería hablar sobre nuestras agendas. Los directivos nos movemos y oscilamos entre una agenda llena de compromisos y una lista interminable de tareas pendientes, cuidadosamente priorizadas, que nos rellenan los huecos restantes, si es que quedan.

En mi agenda tengo una reunión de dos horas con Josep, que le encaja, entre otras citas que saturan su agenda, con una reunión que Josep tiene programada con Beatriz  mañana por la tarde, quién a su vez tiene un vuelo previsto para estar pasado mañana a primera hora en Paris para verse con François, que trabaja en una multinacional americana con una oficina en Xanghai a la que viaja mensualmente para verse con Hung Chai Fung. Vivimos en un mundo interconectado y nuestras agendas están interconectadas. ¡Interconectadas y saturadas!

Existe una cifra mágica en logística el 80%. A partir del 80% de saturación de un almacén su productividad empieza a caer porque dedicas una cantidad de tiempo sustancial a mover bultos para generar huecos y a conformar pedidos de una referencia que tienes fragmentada en media docena de ubicaciones diferentes. No es un fenómeno extraordinario que deba extrañaros, en la nevera de casa pasa lo mismo.

Me explico. Ahora empieza la temporada de melones, en el “Carmen Miranda” de la esquina te han convencido (imagínate que eres como yo,  un tipo implicado en el hogar que compras fruta y lo que haga falta en justa igualdad con tu esposa trabajadora) de que los melones recién llegados están cojonudísimos. Tú ves la excelente oportunidad de darle a tu mujer claras muestras de iniciativa en el hogar y te llevas el más hermoso melón de la pila, uno de esos que pesan 5 kilos y que a tu entender de experto palpador de melones está al punto. Ahí empieza el drama. Cuando llegas con la compra, descubres que el melón, que parecía relativamente pequeño en la tienda, colocado sobre el marmol resulta ser monstruoso e intuyes que no va a caber en ningún sitio. Para encajarlo en la nevera lo partes en dos, tienes que sacar los lácteos situados en diferentes ubicaciones de la nevera y comprimirlos para que estén todos concentrados en la misma estantería. Los tomates que tenían sobrado espacio pasan a estar peligrosamente apelotonados con pepinos, judías verdes y pimientos. Ahora el melón ocupa media nevera y luce esplendoroso nada más abrir la puerta.

¿Cuál es el problema…? Con la nevera llena si pretendes desayunarte un yoghourt “Danone Griego”(el mejor griego del mundo) tienes que sacar el “Mi primer Danone” del bebé , los “Petit Suisse” de sus hermanos, los desnatados de tu esposa, dejarlo todo en el marmol  y meter la mano hasta el fondo de la nevera. Para coger una cebolla primero tienes que sacar los tomates y pimientos del cajón de los refrigerados,… y así con todo. Has conseguido convertir trastear en tu nevera en algo absolutamente improductivo. Tendrás que explicarlo muy bién cuando tu liberada mujer llegue a casa a encargarse de todos los estropicios que puedas haber causado.

En los almacenes pasa lo mismo. Un almacén a tope se convierte en ineficiente debido al alto porcentaje de movimientos improductivos que se generan. ¿Y las agendas? Con las agendas pasa exactamente lo mismo.

Hoy en día las agendas y listas de tareas pendientes están a tope e interconectadas. Las conexiones son multiples. Estamos conectados entre iguales y los iguales con los superiores. Proveedores conectados con clientes, Directores comerciales con clientes y con sus Directores Generales a su vez conectados con sus Consejeros Delegados y estos con el Ministro y con el Rey. Todos conectados, como los productos en la nevera. El conjunto de todas las agendas es una monstruosa agenda mundial, un enorme almacén de citas, una gigantesca nevera de compromisos. Y como las agendas están a tope, no es que excedan el 80% de saturación sino que tienden a exceder, cuando sumas lo que no tienes agendado y tienes en tareas pendientes, del 120% (lo que te quita el tiempo para ir a comprar melones). Un cambio en la agenda de Hung Chai Fung en Xanghai, en el otro extremo del mundo, puede generar cambios en cascada en las agendas de toooodo el mundo.

Pero claro, no todo el mundo cambia su agenda con la misma frecuencia y agilidad unos son los que marcan los cambios. Es más sólida la agenda de un Consejero Delegado que la de un Jefe de Sección y es más sólida la agenda de un Director  General de un Banco que la de un Director General de una pequeña o mediana empresa de Servicios, como es mi caso.

Y ahí me tenéis por arte de birli birloque, me apareció un melón en mi agenda. Una interesante oportunidad comercial a corto plazo en Zaragoza gracías a que a un alto cargo de una gran compañía le habían desaparecido algún melón de su agenda (quizás el volcán islandés tenía parte de culpa). Cómo una interesante oportunidad comercial en los tiempos que corren es primera prioridad, tuve que mover más tareas de las deseables, generando el error que me llevó a fallar en mi cita. Me dejé los tomates maduros encima del marmol y se estropearon,

Y es que errar es humano, muy humano, tan humano como yo.

Corolario:

En un almacén saturado no sólo se resiente la productividad sino también la calidad.

Los directivos con vocación de servicio deberían de tener el mínimo número de melones en su agenda y a ser posible no moverlos. Para ser flexible una buena agenda ejecutiva debería esta conformada de abundantes y cortas actividades; pero de esto ya hablaré otro día.

AUTOR: Fernando Gastón Guirao

P.D.1 Ya me he reconciliado con la persona a la que planté y hemos reagendado un encuentro.

P.D.2 El efecto mariposa es una teoría que habla de como en sistemas caóticos (muy muy complejos), pequeñas variaciones en las condiciones iniciales pueden generar un impacto enorme en el resultado final. Por ejemplo, explicaría por qué dos moléculas pequeñitas que han salido muy juntitas del dichoso volcán Islandés de nombre impronunciable pueden acabar la una en Badajoz y la otra en Afganistán. Os dejo un enlace

http://es.wikipedia.org/wiki/Efecto_mariposa

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