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Presentaciones que ayudan a cambiar estructuras mentales

Nunca he sido especialmente amante de Powerpoint o al menos, no de su uso indiscriminado. Todos hemos tenido que soportar una  de esas interminables presentaciones de powerpoint en las que tras 38 slides hiperdensas ya se te cierran los ojos, estás deseando que termine, no te acuerdas de casi nada y hace 10 slides que has desistido de memorizar nada más. Normalmente sucede porque con el tiempo pierdes la estructura general de la presentación y te sumerges en tediosos detalles que cuesta relacionar.

En los últimos años he adoptado un sistema de presentación basado en herramientas muy visuales que nos permite a las personas del equipo cubrir muchas de las deficiencias de PowerPoint, pero recientemente he podido conocer una nueva y espectacular herramienta para la realización de presentaciones, que quiero compartir con vosotros (no tengo ni royalties ni ningún tipo de relación mercantil con la propiedad de la compañía que comercializa el servicio/producto).

Como dijo el psicoterapeuta humanista Abraham Maslow: “Con un martillo en la mano cualquier objeto se parece peligrosamente a un clavo”. Y en el caso de powerpoint, es exactamente eso lo que sucede; acabamos usando PowerPoint para todo. Lo mismo se utiliza para hacer un diseño de un elemento publicitario, como para hacer un informe en lugar de Word o para hacer presentaciones de cualquier tipo. Como es lo que conocemos, lo utilizamos; sería el equivalente a que los estadounidenses usasen balones de fútbol americano para practicar el “soccer” (podría ser divertido).

Pero donde muestra realmente sus limitaciones Powerpoint no es en el mal uso  de sus usuarios, sino a la hora de transmitir mensajes complejos, razonamientos no puramente secuenciales,  ideas complejas interrelacionadas; cuando te interesa exponer un tema complejo, que cale realmente en la audiencia y que incluso pueda generar un debate vivo sobre él. Esa es la limitación por la que lo uso poco: PowerPoint no tiene capacidad para comunicar de manera eficaz a cualquier audiencia la complejidad de, por ejemplo, un diagnóstico de una organización o un plan estratégico. Podrás explicar cosas sobre el diagnóstico o el plan estratégico pero generarás un impacto mínimo y un entendimiento poco profundo de los mensajes. Si eres una persona con un estilo de ordeno y mando, autoritario, ya te estará bien, el equipo no entenderá nada y ante el temor de decir una tontería porque no comprenden lo que se les transmite, callarán y tendrán que acatar lo que venga de arriba.

Sin embargo, es una práctica ampliamente extendida el uso de Powerpoint para comunicar mensajes complejos que genera no pocas patologías. Powerpoint se utiliza como una poderosa arma para pasarle al oyente la responsabilidad sobre los contenidos presentados: “Te suelto el rollo y allá tu lo que hagas con él”. Si sofisticas su uso, sí que puedes sacarle mayor impacto, pero es una herramienta poco productiva para ello.

Por ejemplo, los problemas de una organización raramente son descriptibles mediante una relación lineal de causas y efectos del tipo “La productividad es baja porque el equipo no está motivado”, que enumeras en una secuencia interminable. Un diagnóstico se parecería  a algo así (causa-efecto, causa-efecto,….):

En el mundo real a una consecuencia le preceden incidencias en diversas dimensiones de la organización: los procesos definidos, la cultura organizativa, el perfil de sus ejecutivos, los sistemas de información, los mecanismos estructurados de toma de decisiones,… Mucho menos funcionan esquemas del tipo Problema-Causa-Acción unidimensionales. Una línea de actuación en un plan estratégico tiene relación con los objetivos, el mercado, la competencia, … Una imagen, que refleje un mínimo de la complejidad, se parecería a algo así:

Cuando usamos PowerPoint estamos comunicando, y en el más alto valor añadido de la comunicación, no sólo pretendemos transmitir una serie de datos, lo que en ocasiones es necesario, sino que estamos tratando de influir en nuestra audiencia, ya sea para que se alineen con los objetivos de la compañía, ya sea para que aprendan una nueva forma de entender una organización,…

Como que cada uno de nosotros somos de nuestro padre y nuestra madre (idea profunda de psicología social), nuestro conocimiento está estructurado de manera diferente en nuestra cabecita. El verdadero aprendizaje se producirá cuando esa estructura interna cambie: mismas ideas + ideas diferentes estructuradas y relacionadas entre sí de una nueva manera. Si quiero que mi comunicación sea efectiva no debo dejar a la audiencia la libertad de estructurar mis mensajes como quieran, tengo la responsabilidad de generar impacto con mi discurso y para ello debo ayudar a la audiencia a generar estructuras mentales diferentes. Pretendemos generar una determinada estructura mental en las personas que tenemos delante, un determinado patrón de conexiones neuronales, que quedará registrado en el cerebro de nuestra audiencia. Para eso Powerpoint es poco competitivo.

Un patrón secuencial de hechos tan sólo generará inventario de conceptos en las personas receptoras del mensaje, pero en mi caso como consultor, lo que pretendo es cambiar las estructuras mentales de mis clientes, no necesito que memoricen una retahíla de problemas, pretendo que cambien su punto de vista, su forma de organizar dentro de sus cabezas su visión de la organización; porque lo que me interesa es que actúen de manera diferente para resolver sus problemas. Si ellos no cambian su organización no cambiará.

En los últimos años empecé a utilizar los mapas mentales como forma de organizar las ideas y soy asiduo usuario del Mindmap. En el siguiente enlace se presentan muchas de las ventajas del uso de los mapas mentales. Desafortunadamente, las herramientas para el diseño de mapas mentales no son eficientes para la realización de presentaciones dinámicas. Hasta ahora mi posición era plotearlas en gran formato y forrar de murales una sala de reuniones. Pero recientemente ha caído en mis manos una nueva herramienta que ha resultado ser extremadamente productiva e impactante: PREZI.

Justo antes de Navidad, Jordi, un excelente profesional de mi equipo, dedicó unas horas a conocer Prezi y realizar un primer esbozo de presentación de nuestra forma de trabajar. Os adjunto el resultado de dicho trabajo, que le ocupó medio día para aprender a dominar la herramienta y  un par de horas para preparar la presentación.

Un video que demuestra una aplicación concreta de PREZI y como se usa:

[youtube=http://www.youtube.com/watch?v=M0kriH9dKzk]

Principales conclusiones:

  • Prezi es una herramienta muy productiva.
  • Permite comunicar de manera eficaz.
  • Visualmente es impactante.
  • Cubre una necesidad existente.
  • Le queda tiempo para desarrollarse y mejorar en cuanto a integrabilidad con otros aplicativos y funcionalidad.

¿Creéis que en el futuro PREZI puede tener su hueco? o ¿en las organizaciones no se dispone de tiempo para asimilar una herramienta más y  algo tan potente quedará marginado a departamentos como marketing, que sí disponen de tiempo para lucimientos de este calado?

AUTOR: Fernando Gastón Guirao

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Aprender a los 30, 40, 50, 60, ...

Dicen que con la edad se pierde la capacidad de aprender, no lo creo. Con la edad perdemos, y la forma verbal es importante, la capacidad de aprender. La primera forma de expresarlo “se pierde” nos convierte en sujetos impotentes ante los hechos, víctimas de la naturaleza, la segunda “perdemos”, da margen a pensar que podemos hacer algo por evitar la pérdida de capacidad de aprendizaje. RitalevimontalciniLo que se pierde con el tiempo son las ganas de aprender, mejor dicho, la pasión por el aprendizaje. Siempre había pensado que esto era así, pero la siguiente entrevista a un personaje extraordinario, Rita Levi-Montalcini, un ejemplo de vitalidad a los 100 años, me lo acabó de confirmar. El cerebro tiene una flexibilidad que supera nuestras expectativas; podemos hacer maravillas con él.

El que haya empezado a leer este artículo estará pensando que eso no puede ser cierto, pues él es consciente de que ahora le cuesta más retener que cuando tenía 20 años y el ¡tiene voluntad por aprender! Es un hecho que a la gente a partir de cierta edad le empieza a costar más que las cosas le entren en el cerebro, entonces, ¿Dónde está el fallo?

Lo primero, el razonamiento anterior es falaz y el error surge  de la permanente confusión existente entre los conceptos de  correlación y causalidad. Que dos cosas varíen conjuntamente no quiere decir que la una sea causa de la otra. Que la gente mayor pierda la capacidad de aprendizaje, no quiere decir que haya algo inherente a hacerse mayor que provoque la pérdida de capacidad de aprendizaje. Que dos cosas varíen conjuntamente lo único que quiere decir es que tienen una causa común y que… ¡¡lo que realmente genera impacto es la actuación sobre la causa raiz y no sobre una de las variables correladas!! ¡¡¡La edad no es la causa!!!

En el proceso de generación de nuestro cerebro, cuando no somos más que un feto, existen varias fases diferenciadas de desarrollo neuronal: inducción, proliferación, migración, diferenciación, conexión y muerte neuronal. La última puede parecer una fase estúpida, pero el 75% de las neuronas mueren en las útimas fases del desarrollo del embrión y primeras semanas despúes del nacimiento. Las células que mueren son aquellas que no han sido capaces de establecer conexiones con otras, son por tanto inútiles, consumen energía y deben ser eliminadas. Después retomamos este tema.neuron

La sociedad reproduce unas pautas de comportamiento que se han convertido en habituales, sin querer ello decir que todo el mundo las siga.

  • Se estudia hasta después de acabar la universidad, como mucho un master un poco después. A partir de allí tan sólo alguna lectura relajada, como mucho…
  • El mundo va cada vez va más deprisa y es más complejo, los esfuerzos de la humanidad están puestos en que el mundo evolucione cada vez más deprisa. Se valora más la rapidez que no la profundidad. La superficialidad con que se toman las decisiones en las empresas responde a la agilidad exigida en el proceso de toma de decisiones. Como apuntaba ya en un post anterior: Decisiones, Consultoría y Darwinismo.
  • Se supone que un adulto para demostrar su adultez, tiene que tener respuestas claras para todo, además deben ser prefabricadas, para poder ser ágiles como requiere el punto anterior. Lo mejor es cargarse de paradigmas y reproducir en modo automático las mismas pautas de comportamiento una y otra vez.
  • En un mundo duro, en que la competencia social es permanente, tenemos que tener buenas armas para defender nuestro ego. Por ello nos agarramos a lo que ya sabemos, si nos ha proporcionado buenos resultados en el pasado. Eso nos lleva también a reproducir nuestros comportamientos una y otra vez.; además, de lo que oímos nos quedamos únicamente con aquello que nos refuerza, evitando lo que nos cuestiona y fuerza a aprender.
  • Una persona que cambie de comportamientos es impredecible, genera desconfianza y seguramente es inmadura. Lo maduro es atarse a paradigmas. ¿Te vas a arriesgar a romper el paradigma social que obliga a tener ideas claras sobre cualquier tema como síntoma de madurez?
  • Se supone que las personas tenemos una identidad única e invariable que constituye la esencia de nuestro ser, pero la nueva realidad es que no existe una personalidad más allá de la que nos ha condicionado el entorno social en el que vivimos. Esa visión de la personalidad, como algo intrínseco y que constituye nuestro yo más profundo, es lo que nos hace agarrarnos con desesperación a lo que ya somos, limitando nuestra capacidad de aprendizaje y por lo tanto de adaptación.

manos encadenadasDesde el punto de vista del funcionamiento del cerebro, al reproducir nuestros propios paradigmas una vez detrás de otra, lo que estamos haciendo es reforzar circuitos ya establecidos, dejando inactivos otros. A medida que vamos madurando, el cuerpo, que ya empieza a estar justo de energía, empieza a eliminar lo innecesario, exactamente igual que en el proceso de muerte celular de los bebes que explicábamos al principio. Las neuronas no utilizadas serán las primeras en desaparecer, limitando nuestra capacidad de aprendizaje de nuevos conocimientos. Digamos que las neuronas que hemos decidido no utilizar están cubiertas de telarañas esperando su desaparición.

En resumen el sistema social nos aboca a desarrollarnos hasta cierto punto, después nos saca el máximo jugo posible, convirtiéndonos en autómatas que repetimos comportamientos una vez detrás de otra, eso limita nuestra capacidad de desarrollo, y cuando nos quedamos obsoletos, se nos saca del sistema para que entren otros a sustituirnos aparcándonos hasta que desaparecemos. Un camino paralelo llevan nuestras neuronas.

Llegados a este punto, ¿qué es lo que hay que hacer para mantener la mente activa hasta la más avanzada edad posible? Está claro, estudiar. Pero no como pura acumulación de conocimiento, eso es como ganar musculatura a base de tomar anabolizantes, no sirve de demasiado. Lo que se necesita es aprender y aplicar lo que hemos aprendido asumiendo el riesgo de cambiar, desafiando a nuestro yo, desafiando a nuestro entorno social, asumiendo el riesgo de aparentar ser incoherentes con lo que los demás suponen que somos o que fuimos en el pasado.

Pero eso requiere de Coraje. El coraje requiere de energía y la termodinámica nos aboca como seres pobladores de este universo, a perseguir el mínimo consumo de energía, necesaria para la supervivencia, ello nos lleva a los paradigmas y que nuestro cerebro consuma lo mínimo.

¿Alguien dispuesto a romper esta dinámica? Yo sí.

Que NO podéis cambiar es el primer paradigma que os invito a romper.

robot disidente

AUTOR: Fernando Gastón Guirao

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No es lo mismo vender que que te compren

La escena discurre en una agencia de viajes de una cadena importante. Después de 15 minutos informándose de viajes, de los cuales ninguno cubre sus expectativas, Gabriel descubre un catálogo sobre viajes a Oriente Medio. Reproduzco el diálogo que se produjo a continuación.

Gabriel: ¡Un viaje a Tierra Santa! ¡La ilusión de mi vida!

Dependienta: No se lo recomiendo.

Gabriel (extrañado): ¿Por qué?

Dependienta: Se come muy mal…

dependienta-agencia-de-viajesLa escena anterior se produjo en el marco de una sesión formativa de análisis de procesos de venta. El ejercicio empezaba distribuyendo el equipo entre agencias de viajes en Sant Cugat. Cada equipo tenía un ficha de “Mistery Shopping” en que tenía que evaluar aspectos como orden, limpieza, presentación y, especialmente, el proceso comercial seguido por el agente: Presentación, Posicionamiento, Descubrimiento, Construcción y Cierre.

El ejemplo anterior es sólo una muestra del cúmulo de despropósitos que vivimos, dignos de una película de los hermanos Marx. De hecho, algún consultor  pensó que el ejercicio estaba amañado para que tuviera más salsa. Nada más lejos de la realidad.

Algunos ejemplos:

-          Ante una petición sobre un catálogo oficial de la agencia nos contestan : “Esta compañía no tiene buenos barcos, están muy escacharrados. No me parecen seguros” .

-          No podían dar información sobre disponibilidad de plazas en un hotel: “Le llamamos el lunes” (3 días más tarde).

-          En una agencia perteneciente a una compañía aérea nos dijeron que no se podían programar viajes a esquiar en avión.

-          En ningún caso fueron proactivos en identificar nuestros intereses, ni en plantear alternativas:  perfil de viaje preferido, duración deseada,  número  de personas, presupuesto, hijos, intereses personales.

-          En ningún caso nos pidieron datos de identificación para realizar un seguimiento de la oportunidad comercial.

-          La puntuación media obtenida fue de 3 sobre 10. La máxima 6

-          Todo el equipo coincidió en que habría abandonado la agencia a los dos minutos, si no hubiese sido un ejercicio.

A mí no me sorprendió el resultado. Hace tiempo que pienso que si los comerciales tuviesen un nivel de excelencia equivalente al de los operarios que producen lo que ellos venden, las empresas se hincharían a vender.

Recuerdo el caso de una red comercial con más de 300 puntos de venta a nivel nacional. Comparamos oficinas con resultados medianos con una oficina que año tras año estaba en la cabeza del ranking anual de ventas. Identificamos que la diferencia era una cuestión de actitud:

·         En las oficinas medianejas los empleados tendían a quejarse: no es una buena zona, hay varios centros de la competencia,…

·         En la oficina récord, cuando alguien se detenía en el escaparate, salían a hablar con él y frecuentemente acababan sentándolo dentro.

bebe-llorandoLa primera actitud es típica en los equipos comerciales. Oyes: “La culpa es de producción”, “nuestros productos no son competitivos en costes”, “marketing no nos apoya”… o más de moda ahora, “estamos en crisis”. La segunda actitud, no tan frecuente, refleja un sentido de responsabilidad de lo que nos sucede.

Frente a la crisis las empresas tienden a adoptar una de estas dos actitudes, aunque son actitudes que se tienen que haber cultivado en el pasado. Cómo reacciona la dirección en época de vacas gordas, marca la reacción en tiempos de crisis -cuando la actitud es crítica para sobrevivir.

En expansión más que vender, los clientes te compran. Y los comerciales disfrutan de ingresos cuantiosos, y las fábricas trabajan a destajo. Ahora en plena crisis, el personal de producción espera desolado que lleguen los pedidos. Y sueñan con alguien que salga a la calle a vender con una actitud heroica. La típica historia americana de éxito y -de supervivencia- de lanzarse a vender pizzas, recambios de automóvil o tostadoras.

empleados-sucios

Pero existen aspectos operativos que se pueden trabajar a corto plazo para mejorar la eficacia comercial:

1.     Seleccionar mejor a qué clientes ir.

2.     Tener claro qúe productos pueden tener más salida y son más rentables.

3.     Incrementar el ritmo de visitas a cliente optimizando la planificación y dedicando más tiempo.

4.     Realizar formación a los comerciales para dotarles de argumentos y herramientas frente a la crisis.

Pero lo que realmente marca la diferencia es la cultura (actitud) del equipo y eso no se cambia de la noche a la mañana. Si no has tenido un control sobre tu red comercial, difícilmente vas a poder movilizarla y cambiar sus formas de actuar por la vía urgente. Las preguntas verdaderamente importantes para saber si vas a poder conseguir algo son:

·         ¿Hay un profundo sentimiento de empresa?

·         ¿Hay un profundo sentimiento de la responsabilidad?

·         ¿Existen hábitos y sistemas de gestión que permitan dirigir nuestros esfuerzos comerciales y operativos de manera coordinada hacia donde más interesa?

·         ¿Tienen todos (especialmente los vendedores) hambre, ilusión y pasión por vender, por ayudar a los clientes con una contribución diferencial?

Quizás ahora ya sea tarde para ver si tu equipo comercial va de VÍCTIMA o de HÉROE, porque son actitudes que se gravan a fuego en el cerebro del equipo en tiempos de vacas gordas.

AUTOR: Fernando Gastón Guirao

P.D.  A mí me encanta comprar al que me sabe vender, te deja con una muy agradable sensación en el cuerpo. No sé si es por deformación profesional.

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