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Presentaciones que ayudan a cambiar estructuras mentales

Nunca he sido especialmente amante de Powerpoint o al menos, no de su uso indiscriminado. Todos hemos tenido que soportar una  de esas interminables presentaciones de powerpoint en las que tras 38 slides hiperdensas ya se te cierran los ojos, estás deseando que termine, no te acuerdas de casi nada y hace 10 slides que has desistido de memorizar nada más. Normalmente sucede porque con el tiempo pierdes la estructura general de la presentación y te sumerges en tediosos detalles que cuesta relacionar.

En los últimos años he adoptado un sistema de presentación basado en herramientas muy visuales que nos permite a las personas del equipo cubrir muchas de las deficiencias de PowerPoint, pero recientemente he podido conocer una nueva y espectacular herramienta para la realización de presentaciones, que quiero compartir con vosotros (no tengo ni royalties ni ningún tipo de relación mercantil con la propiedad de la compañía que comercializa el servicio/producto).

Como dijo el psicoterapeuta humanista Abraham Maslow: “Con un martillo en la mano cualquier objeto se parece peligrosamente a un clavo”. Y en el caso de powerpoint, es exactamente eso lo que sucede; acabamos usando PowerPoint para todo. Lo mismo se utiliza para hacer un diseño de un elemento publicitario, como para hacer un informe en lugar de Word o para hacer presentaciones de cualquier tipo. Como es lo que conocemos, lo utilizamos; sería el equivalente a que los estadounidenses usasen balones de fútbol americano para practicar el “soccer” (podría ser divertido).

Pero donde muestra realmente sus limitaciones Powerpoint no es en el mal uso  de sus usuarios, sino a la hora de transmitir mensajes complejos, razonamientos no puramente secuenciales,  ideas complejas interrelacionadas; cuando te interesa exponer un tema complejo, que cale realmente en la audiencia y que incluso pueda generar un debate vivo sobre él. Esa es la limitación por la que lo uso poco: PowerPoint no tiene capacidad para comunicar de manera eficaz a cualquier audiencia la complejidad de, por ejemplo, un diagnóstico de una organización o un plan estratégico. Podrás explicar cosas sobre el diagnóstico o el plan estratégico pero generarás un impacto mínimo y un entendimiento poco profundo de los mensajes. Si eres una persona con un estilo de ordeno y mando, autoritario, ya te estará bien, el equipo no entenderá nada y ante el temor de decir una tontería porque no comprenden lo que se les transmite, callarán y tendrán que acatar lo que venga de arriba.

Sin embargo, es una práctica ampliamente extendida el uso de Powerpoint para comunicar mensajes complejos que genera no pocas patologías. Powerpoint se utiliza como una poderosa arma para pasarle al oyente la responsabilidad sobre los contenidos presentados: “Te suelto el rollo y allá tu lo que hagas con él”. Si sofisticas su uso, sí que puedes sacarle mayor impacto, pero es una herramienta poco productiva para ello.

Por ejemplo, los problemas de una organización raramente son descriptibles mediante una relación lineal de causas y efectos del tipo “La productividad es baja porque el equipo no está motivado”, que enumeras en una secuencia interminable. Un diagnóstico se parecería  a algo así (causa-efecto, causa-efecto,….):

En el mundo real a una consecuencia le preceden incidencias en diversas dimensiones de la organización: los procesos definidos, la cultura organizativa, el perfil de sus ejecutivos, los sistemas de información, los mecanismos estructurados de toma de decisiones,… Mucho menos funcionan esquemas del tipo Problema-Causa-Acción unidimensionales. Una línea de actuación en un plan estratégico tiene relación con los objetivos, el mercado, la competencia, … Una imagen, que refleje un mínimo de la complejidad, se parecería a algo así:

Cuando usamos PowerPoint estamos comunicando, y en el más alto valor añadido de la comunicación, no sólo pretendemos transmitir una serie de datos, lo que en ocasiones es necesario, sino que estamos tratando de influir en nuestra audiencia, ya sea para que se alineen con los objetivos de la compañía, ya sea para que aprendan una nueva forma de entender una organización,…

Como que cada uno de nosotros somos de nuestro padre y nuestra madre (idea profunda de psicología social), nuestro conocimiento está estructurado de manera diferente en nuestra cabecita. El verdadero aprendizaje se producirá cuando esa estructura interna cambie: mismas ideas + ideas diferentes estructuradas y relacionadas entre sí de una nueva manera. Si quiero que mi comunicación sea efectiva no debo dejar a la audiencia la libertad de estructurar mis mensajes como quieran, tengo la responsabilidad de generar impacto con mi discurso y para ello debo ayudar a la audiencia a generar estructuras mentales diferentes. Pretendemos generar una determinada estructura mental en las personas que tenemos delante, un determinado patrón de conexiones neuronales, que quedará registrado en el cerebro de nuestra audiencia. Para eso Powerpoint es poco competitivo.

Un patrón secuencial de hechos tan sólo generará inventario de conceptos en las personas receptoras del mensaje, pero en mi caso como consultor, lo que pretendo es cambiar las estructuras mentales de mis clientes, no necesito que memoricen una retahíla de problemas, pretendo que cambien su punto de vista, su forma de organizar dentro de sus cabezas su visión de la organización; porque lo que me interesa es que actúen de manera diferente para resolver sus problemas. Si ellos no cambian su organización no cambiará.

En los últimos años empecé a utilizar los mapas mentales como forma de organizar las ideas y soy asiduo usuario del Mindmap. En el siguiente enlace se presentan muchas de las ventajas del uso de los mapas mentales. Desafortunadamente, las herramientas para el diseño de mapas mentales no son eficientes para la realización de presentaciones dinámicas. Hasta ahora mi posición era plotearlas en gran formato y forrar de murales una sala de reuniones. Pero recientemente ha caído en mis manos una nueva herramienta que ha resultado ser extremadamente productiva e impactante: PREZI.

Justo antes de Navidad, Jordi, un excelente profesional de mi equipo, dedicó unas horas a conocer Prezi y realizar un primer esbozo de presentación de nuestra forma de trabajar. Os adjunto el resultado de dicho trabajo, que le ocupó medio día para aprender a dominar la herramienta y  un par de horas para preparar la presentación.

Un video que demuestra una aplicación concreta de PREZI y como se usa:

[youtube=http://www.youtube.com/watch?v=M0kriH9dKzk]

Principales conclusiones:

  • Prezi es una herramienta muy productiva.
  • Permite comunicar de manera eficaz.
  • Visualmente es impactante.
  • Cubre una necesidad existente.
  • Le queda tiempo para desarrollarse y mejorar en cuanto a integrabilidad con otros aplicativos y funcionalidad.

¿Creéis que en el futuro PREZI puede tener su hueco? o ¿en las organizaciones no se dispone de tiempo para asimilar una herramienta más y  algo tan potente quedará marginado a departamentos como marketing, que sí disponen de tiempo para lucimientos de este calado?

AUTOR: Fernando Gastón Guirao

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¿Dónde están los superdotados en mi empresa?

Campana gaussSe considera como criterio para definir lo que es un superdotado, aquellas inteligencias que se encuentran por encima del percentil 98 en la campana de Gauss de distribución de inteligencias. Esto, según la escala, puede dar entre 133 y 142 de IQ. Ese percentil aplicado a nivel de nuestro país da del orden de ¡¡¡800.000 superdotados!!! Para hacer maravillas, ¿no? Ante tamaño cantidad de superdotación y tras uno larga jornada conviviendo con proveedores y clientes uno no puede evitar preguntarse ¿Dónde carajo se han metido todos?

Mi cuñado me contó una anécdota que vivió en un taxi en el aeropuerto; al subirse, se dio cuenta de que un listín telefónico colgaba del asiento del copiloto; todavía no existía la telefonía móvil, así que le extrañó. Al comentárselo al conductor, éste le dijo sonriendo: -Dígame un nombre- Mi cuñado abrió por un lugar indeterminado y soltó el primer nombre que encontró. El taxista respondió correctamente paginas amarillasel teléfono sin dudar un segundo, dejando a mi cuñado con la boca abierta. Siguió poniéndole a prueba a lo largo del recorrido y el hombre resultó ser prácticamente infalible. No hay duda de que una buena memoria es un buen atributo para un taxista pero, ¿Es esa la mejor manera de aprovechar para el beneficio del país tamaño recurso? A pesar de que un taxista tiene que tener una buena memoria (hoy con los GPS ya no tanto) ¿Es conducir un taxi la mejor profesión para aprovechar el talento de tamaño genio?  Al menos tiempo para pensar tiene y por ello opta a disfrutar del goce intelectual de toda su jornada laboral. Quizás hasta sea feliz todo el día al volante…

En el siguiente artículo se habla de la sorprendente suerte de varios superdotados. Parece que nuestro taxista mentalista no es un “rara avis” y que lo que a él le sucede es un caso generalizado. Algún tipo de fenómeno psicosocial parece que impide que el resto de mortales disfruten de los beneficios que esas grandes masas neuronales con patas nos podrían proporcionar ¿Qué es lo que hace que esto sea así?

Puedo hacer un pequeño inventario de las causas que intuyo:

1.- Que una persona sea superdotada no quiere decir que siempre tenga la razón. En sus relaciones con los demás, esa persona deberá ser capaz de admitir su equivocación cuando la cometa. En la medida de que sea consciente de su superioridad intelectual, tendrá tendencia  a pretender tener siempre la razón y defenderá sus ideas con enconada pasión, generando las correspondientes barreras frente a los otros. Desgraciadamente la humildad no es valor excesivamente frecuente.

2.- En la medida que su inteligencia es superior, tienden a trabajar con patrones mentales más sofisticados. La comunicación entre personas es más fluida cuando tenemos el mismo punto de vista sobre los mismos conceptos. Sin embargo, una mayor complejidad de patrones mentales implica que para ellos los significados de las palabras están llenos de matices, que dificultan una adecuada comunicación con las personas de su entorno. La comunicación puede permitir transmitir esos patrones a sus interlocutores igualando la capacidad de comprensión de determinadas ideas, pero ello requiere de tiempo y de la voluntad del interlocutor de enriquecer sus puntos de vista para comprender al superdotado.guernica1

3.- Patrones mentales complejos implica intuiciones fuertes (Como nos hace reflexionar Antonio Ortí en el magazine de La Vanguardia) si eres autónomo y puedes hacer lo que te de la gana, perfecto, harás grandes cosas; pero si tus intuiciones te guían en una determinada dirección, posiblemente las razones subyacentes sean de complejidad superior y requieran de mayor tiempo para explicitarlas, explicitación necesaria para convencer a los que te rodean de la bondad de tus planteamientos. La intuición sólo le sirve al que la tiene. Prepárate a preparar interminables powerpoints para defender tus razones. Eso es tiempo y al final uno se cansa de dedicar mucho más tiempo a convencer a los demás que a desarrollar sus ideas, es frustrante.

4.- Los estilos autoritarios de dirección, áltamente dominantes en las organizaciones, son especialmente perjudiciales para ellos. Es más difícil pecar de sumisión cuando se es plenamente consciente de las limitaciones intelectuales y de la pobreza de las ideas de la persona que pretende hacerte acatar sus órdenes. Desafiar a un superior autoritario es garantía de bloqueo de la carrera profesional.

5.- La realidad es enormemente compleja y existen multitud de riesgos y aspectos difícilmente evaluables en cada decisión de negocio que debes tomar. Una mayor inteligencia te hace tomar mayor conciencia de los riesgos que te envuelven, en la medida que realizas análisis más complejos de tu entorno. Pero esa mayor percepción de riesgos es fuente de bloqueos tanto a la hora de emprender nuevos proyectos, como de realizar evaluaciones en situaciones de incertidumbre. En ambas situaciones precisarás de dosis adicionales de arrojo.

Estudiante aburrido6.- El mundo de la docencia no está preparado para dar cobertura a este tipo de perfiles. El tedio de la acción formativa, muy por debajo de sus posibilidades, acaba eliminándoles todo estímulo a su interés en aprender. También están especialmente preparados para identificar lagunas en las capacidades del profesorado, que queda devaluado frente a sus ojos. Existe un sorprendente porcentaje de superdotados que a penas logran terminar la enseñanza secundaria y no es de extrañar.

7.- En la medida en que superado un desafío  desaparece el estímulo para continuar, tienen tendencia a dejar las cosas a medio finalizar para pasar a acometer tareas que les vuelvan a hacer utilizar todos sus recursos. Es como un atleta que está demasiado rato sentado, la tensión de sus músculos le obliga a ponerse de pie para aprovechar la energía acumulada en sus piernas y liberar las endorfinas que la actividad física le proporciona. Las mismas endorfinas que como dice Jorge Wagensberg producen El Gozo Intelectual, que el Premio Nobel de Física Leon Nederman califica como mejor que el goce sexual.

dog_with_huge_ears 2Pero como directivos ¿qué podemos hacer frente a las personas que identifiquemos como intelectualmente superiores?

  • - Apuntarles a un excelente curso de escucha activa control emocional y comunicación, ayundándoles a equilibrar su perfil en el terreno de lo emocional.
  • - Proporcionarles responsabilidades dándoles amplios márgenes de actuación.
  • - Plantearles desafíos de magnitud, que les permitan sentirse motivados. Ubicarlos en áreas en las que sus capacidades analíticas puedan ser puestas a rendir.

- No tratar de imponer nuestros puntos de vista, dándoles tiempo para expresarse cuando no acabemos de comprenderles. Gastar especiales dosis de escucha activa con ellos.

- Que trabajen en equipo y que en el mismo haya personas capaces de completar y rematar las tareas más tediosas.

Pero lo que realmente ayudaría es realizar cambios en el sistema, porque lo que pasa no dista mucho de lo que sucede a otros colectivos minoritarios como sordos, ciegos, disminuidos psíquicos o personas con discapacidades físicas. El hecho de que la inteligencia extrema sea un atributo positivo no quita que las consecuencias para el que goza de dicho atributo puedan ser devastadoras. Una reforma del sistema educativo debería ayudar a que estas personas desarrollasen plenamente su potencial y al resto de la sociedad a convivir con ellas.

Lo malo es que la falta de visión es claramente un handicap y apoyarlo institucionalmente es políticamente correcto, sin embargo, el “exceso” de inteligencia no es tan evidentemente un problema y apoyarlo no daría demasiados votos, ¿o si? 800.000.

AUTOR: Fernando Gastón Guirao

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Escuchar no es callar cuando el otro habla

En los cursos de formación la gente sólo alcanza a aprender 3 ideas. Si se logra que las tres las ponga en práctica, se puede considerar todo un éxito, incluso un milagro. Conscientes del problema que supone la comunicación en una sociedad que va a un ritmo absolutamente desbocado, las empresas no paran de invertir inútilmente en cursos de comunicación.

Esas tres ideas fundamentales, con las que la gente tiende a salir de las aulas de los cursos de formación en comunicación, son:

  1. Que hay que estar callado cuando el otro habla. Esto se entiende rápido y es relativamente fácil de aplicar.
  2. Que no debes hacer otras cosas cuando el otro te habla. Esto también se entiende rápido y es relativamente fácil de aplicar.
  3. Que el lenguaje no verbal es muy importante. Esto se explica mucho porque es impactante y divertido, pero a ver quien es el guapo que le saca jugo al tema. Esto da muchos puntos al curso de formación pues la gente se lo pasa bien.

perro-basset-con-grandes-orejas2¿Y eso sirve de algo? Yo creo que de absolutamente nada, son los aspectos folklóricos de la comunicación. La verdadera escucha no es un acto sensorial, es un acto cognitivo. No se trata de callar cuando el otro habla, se trata de “HACER ALGO” con lo que el otro dice y eso es realmente difícil de reforzar en un curso de formación en aula, aunque se puede hacer. ¿Alguien está dispuesto a pagarlo? ¡Es más caro! Mejor ir a lo divertido y aparente.

Ironías a parte, es típico que una persona de las que continuamente te interrumpe cuando hablas, al volver de un curso de los anteriores, te mire con gran detenimiento mientras hablas, pero eso es todo lo que conseguirás. Cuando terminas de hablar suelta la suya y ya está.cerebro-en-cabeza1

Yo tengo mis ideas en la cabeza y mi interlocutor  también, si después del proceso de comunicación mis ideas siguen siendo las mismas y respondo con aquello que inalterado ante el mensaje del otro, ya hacía rato que estaba en mi mente, no se está produciendo un verdadero acto de comunicación.

Esto se ve más claro en los procesos de comunicación escrita, donde los procesos de "escucha" desde un punto de vista cognitivo deben producirse exactamente igual. Por ejemplo, presentas a tu jefe un documento para revisión y él en vez de interpretar si el documento cumple los objetivos, se dedica a mayormemente sustituir tu texto por lo que el pondría. Seguramente si le preguntas porque lo cambia, lo máximo que obtendrás por respuesta es un lacónico “porque no me acababa de gustar”.

La escucha lleva implícita un verdadero deseo de valorar, interpretar y aceptar cualquiera de las cosas que el interlocutor te esté planteando. Pero supone un riesgo muy importante: supone el riesgo a renunciar o modificar las propias ideas y ello requiere de coraje(escasea). Tambien supone una dificultad intelectual adicional, interpretar si lo que me están diciendo puede ser válido, dado un entorno y unos objetivos. Esto último requiere de tiempo, del que cada día carecemos en mayor medida.

No es de sorprender que la falta de escucha esté asociada a estilos directivos autoritarios, más propios de personas inseguras (aunque no lo sepan), donde el jefe se cree superior al “subordinado” y tiene una necesidad de “ejercer de jefe” o al menos de ejercer de lo que ellos mismos interpretan que es ser un jefe. Válido para organizaciones en el siglo pasado pero destructivo en las organizaciones modernas, llenas de personal cualificadísimo con ganas de demostrarlo.  Pero esto da para otro post, quizás la semana que viene.

armaduraPero para rematar este artículo es importante deciros que: ESTE POST NO SIRVE PARA CASI NADA. Las personas que no escuchan tienen unas muy buenas defensas psicológicas y habran logrado no verse reflejados aquí. Las personas que no escuchan tienden a refrendar  sus puntos de vista en todo lo que oyen, buscando una falsa sensación de seguridad a base de reforzar sus paradigmas. Si lo que escuchan no encaja con sus ideas lo rechazan y llegan a calificar al emisor de imbécil, si encaja les sirve para reforzar sus posiciones. Se sienten seguros haciendo lo de toda la vida y se resisten a los cambios. Los niños mayormente no son así, los adultos mayormente sí, sobre todo después de terminar el MBA o cuando han sido ascendidos a una posición de responsabilidad. Hay que anclarse en lo que somos para no perder lo que tenemos, piensan (paradójicamente no saben que lo piensan). Tienden a ser extremadamente taxativos en su afirmaciones, lo que es una estrategia inteligente, minimizan el riesgo de que los demás contesten o repliquen y se evitan tener que escuchar, evitando exponerse al riesgo de tener que cambiar su forma de pensar.

Las personas que tienen una verdadera capacidad para la escucha activa van por la vida con la guardia baja, buscan superejecutivotumbar sus propias ideas ante lo que los otros dicen. Son esponjas que no paran de aprender. Les encantan las novedades y las ideas diferentes de los demás porqué les pueden ayudar a cambiar sus propias ideas. Pero si no son rápidos(es más rápido trabajar en base a ideas preconcebidas, frases hechas, muletillas, dichos populares,...) reciben más palos que una estera.

Le verdadera formación en comunicación es la formación en humildad.

Fernando Gastón Guirao

Director General

Improva

Editor en jefe sumarísimo

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