En una encuesta realizada entre directivos de empresas que conjuntamente suponían más del 6% del PIB español:

 

El 75% de los directivos declararon que…

“En ocasiones descubro que temas en los que se estaba trabajando llevan tiempo parados”.

Por otro lado, un 75% declararon que…

“En ocasiones tengo la sensación de que llevo un exceso de temas que me cuesta manejar”.

Y además...

La mayoría de directivos piensan que en las reuniones dedican un exceso de tiempo a ponerse al día de los temas.

 

Esa sensación de caos que se vive en las organizaciones, las reuniones inefectivas, los asuntos fuera de control y la lentitud de reacción asociada a todas ellas, son males endémicos en las empresas modernas y tienen un fondo común: no existe un lugar único donde conste quién tiene que hacer qué ni para cuándo. Y como esa información no existe en ningún repositorio centralizado, no se puede usar para gestionar. Por ello, cuando quieres saber cómo está un tema, tu primer problema es recordar dónde salió ese tema. ¿El comité del área? ¿Un correo del jefe? ¿Una llamada telefónica? ¿El comité de PRL? ¿Una conversación de cafetera? Es más, ¿dónde lo encuentro? ¿En un mail? ¿En un ppt? ¿En alguna de las muchas herramientas que se utilizan? Gráficamente podríamos definirlo de la siguiente manera:

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Y como es tan difícil hacer seguimiento de los temas pendientes, entonces convocas reuniones para tratarlos, en las que aprovechas para ponerte al día de todo y dinamitas su efectividad.

Las tareas las gestionamos fatal, y ya no es únicamente una cuestión de gestión personal del tiempo. Cometemos errores de diferente índole:

  • Muchos problemas que requieren de actuación no se abordan. Todo el mundo sabe que están allí pero no queda constancia en ningún sitio de que requieren acción. Aunque sea dentro de 6 meses, pero nos ocupan cuota de neuronas a todos.
  • Hacemos reuniones para tratarlos y algunos acuerdos no quedan reflejados en el acta. El secretario estaba con su amante en Whatsapp y se le pasó.
  • Después se distribuye el acta por correo y, en muchos casos, allí se queda (no en tu caso, pero sí en los otros). Termina la reunión y hay otras prioridades, trámite cumplido, y si tengo tiempo ya me pondré con lo que ha salido del acta.
  • Con suerte las tareas, solo las auténticas supervivientes, terminan en la lista de tareas pendientes de alguien. Esperemos que sea un gran gestor el que la recibe.

 

Si vivimos en tiempos de cambio y el cambio lo gestionan los mandos de la organización, ¿no deberíamos enfocarnos en liberar tiempo y gestionar de manera muy diferente la actividad que desarrollan mandos y personal dedicado a la gestión y la mejora?

Si tomamos la decisión de invertir en el desarrollo de Synapcor fue porque, tras dos años de trabajo, no encontramos ninguna plataforma que pudiese acompañarnos en las transformaciones que las organizaciones requieren. Las empresas implantan de manera generalizada plataformas colaborativas. Sin embargo, acaban convirtiéndose, como mucho, en poco más que un curioso juguetito en las manos de los equipos, cuando debería ser el proyecto de transformación más importante y de mayor impacto que ha desarrollado cualquier empresa en los últimos 20 años. Estamos hablando de mucho más que tener una intranet corporativa.

Sin embargo, el personal directo de fabricación trabaja cronometrado, con programas productivos precisos, con un ERP que contiene toda la información sobre lo que cualquier trabajador tiene que hacer y compromisos claros que deben cumplir en la jornada en cuanto a calidad.

Es paradójico, ¿no? Los directivos implantando la filosofía lean en sus empresas y asegurándose de que todos los trabajadores (producción, ventas, compras, calidad, etc.) tengan clarísimo qué es lo que tienen que hacer en el día/semana/mes, descrito con pelos y señales, mientras los directivos y mandos intermedios se revuelcan en el lodazal de sus organizaciones. A mi ya casi me da vergüenza vender proyectos de productividad en personal de línea para conseguir eficiencias del 5%, cuando la improductividad (que no la laboriosidad) de los directivos con los que colaborarán mis equipos no baja del 35%.

Eso sí, a día de hoy Synapcor es una realidad que se está implantando en diferentes organizaciones que aspiran a dar la vuelta a esta tendencia. Con ello estamos dibujando un nuevo futuro para las medianas y grandes empresa. Junto a nuestros clientes, estamos creando lo que serán los modelos de gestión del futuro.

Fernando Gastón

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