Cada vez somos más las personas cuya jornada de trabajo es impredecible y está sujeta a cambios en las prioridades, imprevistos constantes y cargas de trabajo que no sabemos manejar bien. Y, a pesar de todos los cursos y aplicaciones para gestionar el tiempo a los que recurrimos, las mismas quejas y problemas persisten en el tiempo.

“Siempre estoy apagando fuegos, no consigo tiempo para hacer trabajo de calidad.”
“Se me va la jornada y me doy cuenta de que no he hecho nada de lo que tenía pensado”.
“Nunca estoy segura de qué debería estar haciendo en cada momento. Las prioridades no están claras.”
“Me cuesta decir que no, y acabo con más tareas de las que puedo hacer.”
“Planifico todas las semanas con mucho cuidado, pero nunca consigo que se cumpla la programación.”
 

Si además de nuestro tiempo estamos intentando gestionar el del equipo a nuestro cargo, los problemas se multiplican. ¿Cómo sabemos el progreso de cada persona del equipo sin caer en la microgestión? ¿Cómo proporcionarles orientación acerca de las prioridades si ni siquiera nosotros mismos estamos seguros de cuáles son? ¿Estamos ejerciendo un liderazgo eficaz, o simplemente soltamos una tarea tras otra sobre el personal a nuestro cargo?

Ahora, imaginemos un escenario completamente distinto, en el que hemos aplicado los cambios y las estrategias necesarias para conseguir un estado en el que podemos decir:

“Tengo un sistema que me avisa de mis compromisos, fechas de entrega y tareas que deben ser ejecutadas con urgencia. Incluso si tengo un mal día y no estoy muy concentrado, puedo relajarme sabiendo con seguridad que no estoy dejando pasar nada importante.”
“Conozco exactamente toda mi carga de trabajo y la de mi equipo, tarea por tarea. De un vistazo sé todo lo que cada uno tenemos pendiente, y puedo elegir la ocupación más conveniente en cada momento”
“Lo imprevistos siguen sin ser agradables, pero al menos ahora no trastocan toda mi planificación. Lo importante sale adelante a pesar de las urgencias de último minuto. El trabajo creativo también. Y sin estar constantemente estresados.”
“Dispongo de una visión global de todos los proyectos y tareas pendientes y en curso, a corto, medio y largo plazo. Esto me facilita tomar decisiones mucho más acertadas acerca de las prioridades y los recursos que debo asignar en cada momento.”
 

¿Ciencia-ficción? En absoluto.

Tampoco vamos a decir que los cambios tengan lugar sin esfuerzo ninguno. Los problemas de productividad actuales tienen que ver con que tratamos de lidiar con la realidad del siglo XXI utilizando técnicas del siglo XIX. Para solucionarlos, necesitamos cambios que no sean cosméticos, sino que realmente introduzcan una diferencia en los principios básicos.

La buena noticia es que no tenemos que inventar la rueda. Desde hace más de una década existe una metodología flexible, adaptable a distintos entornos y personalidades, capaz de gestionar la creciente cantidad de información y tareas que se acumulan en nuestros buzones de entrada y que ya se ha convertido en los cimientos de algunas de las principales plataformas de productividad individual y de equipo.

 

¿Qué es GTD?

GTD es el acrónimo de Getting Things Done, una metodología descrita por primera vez en 2001 por David Allen en el libro del mismo título. Estos son algunos de sus principios básicos:

  • No te concentres en gestionar el tiempo. Concéntrate en gestionar las tareas.

Olvídate de las planificaciones rígidas que proponen que de 9 a 10 tengas una reunión y de 10 a 11 prepares el informe. No va a suceder así: la reunión puede necesitar más tiempo, es probable que a las 10:30 recibas una llamada de un cliente importante y no puedas dedicarte al Excel. Esta forma de pensar es una fuente constante de frustración, estrés y baja autoestima, porque plantea metas irrealizables. La realidad es líquida y cambiante: tu sistema debe ser flexible. La clave está en la pregunta ¿qué es lo que debería estar haciendo en este momento?

  • Para establecer de forma adecuada las prioridades, necesitas saber de un vistazo todo lo que hay pendiente.

No puedes tomar buenas decisiones si te guías por las seis tareas que apuntaste ayer en un post-it. Tienes que poder abrir tu cuaderno (o, mejor aún, encender tu ordenador) y tener un paisaje claro de los compromisos anuales, trimestrales o que tienen de plazo hasta el lunes que viene. De lo contrario, nunca harás avanzar los proyectos que no son urgentes y quedarán relegados por tareas de menor importancia hasta el día en que se hagan urgentes y tengas que solucionarlos a costa de tu serenidad y de la calidad del trabajo.

  • Tu cerebro es una maravillosa máquina creativa. No lo emplees para lo mismo que podrías usar una servilleta de bar y un lápiz.

Deja de usar tu cabeza para recordar información trivial, como que tienes que hacer una llamada o entregar una memoria en un día determinado. Por muy buena memoria que tengas, nunca tendrás la completa seguridad de que no estás olvidando algo, y eso es una fuente de estrés. Acostúmbrate a apuntar TODO lo que esté pendiente. Recuerda que el volumen de información que manejas ahora es muy superior al de hace 30 años, no pretendas gestionarla del mismo modo.

  • La ansiedad procede de la incertidumbre. Tu sistema debe darte garantías.

En contra de lo que pensamos a veces, el estrés no proviene de “tener muchas tareas pendientes” sino de la sensación de falta de control. Necesitas una herramienta que te garantice que tus prioridades son las correctas, que tu visión llega lo bastante lejos y que no vas a estar constantemente resolviendo 2lo urgente” y dejando de lado “lo importante”.

  • Separa los momentos de “hacer” y “decidir qué hacer”.

O, dicho de otra manera, reserva momentos concretos para la planificación, en los que puedas tomar decisiones con tranquilidad acerca de tus proyectos y tareas. ¿Cuáles deben avanzar en este momento? ¿Eres tú quien debe encargarse de ello, o es algo que conviene delegar? ¿Y qué ocurre con las tareas que has delegado anteriormente, en qué estado están? ¿Es el momento adecuado para abordar este objetivo, o es mejor dejarlo para más adelante? Si separamos los momentos de planificación de los de ”actividad bulliciosa” nos dejaremos llevar menos por las trampas de la urgencia, la pereza o la sobrecarga de información. A la vez, cuando llegue el momento de realizar nuestras tareas, solo tendremos que enfrentarnos al esfuerzo de realizarlas, sin el coste extra de decidir que vamos a llevarlas a cabo. Esta es una de las claves de la eficacia, y a la vez uno de los errores más frecuentes en las productividades personales y de equipos.

 

GTD aplica todos estos principios según una metodología con cinco fases separadas: Recopilar, Procesar, Organizar, Revisar y Hacer, que crean un flujo de trabajo elástico pero eficaz. En el día a día, tu calendario, tu sistema de archivo y tus listas de pendientes y seguimiento, tanto si las llevas en un cuaderno como si las tienes integradas en una moderna aplicación online, serán tus mejores herramientas en el día a día. Pero lo fundamental son los principios de productividad en los que se basa GTD.

Esos son las claves que harán que tu trabajo será realmente creativo, tu ánimo esté mucho más sereno y tus decisiones sean realmente inteligentes. Bienvenidos a la productividad del siglo XXI.

Diana Damas

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