Si organizas tu trabajo según lo que recibes por email, estás siendo reactivo. Y no solo eso, sino que además te tienes que enfrentar a filtrar lo importante de entre una montaña de información desorganizada.

Más del 80% de las personas empiezan su jornada abriendo la bandeja de entrada del correo electrónico. A partir de allí, empieza nuestro caos diario. Se desata la locura.

En los últimos 4 años he ido tomando conciencia, poco a poco, de cuan pernicioso es este hábito. Señor lector, antes de que piense que esto está escrito por alguien que le tira a todo de manera interesada, le confesaré que a corto plazo este hábito es inevitable en la inmensa mayoría de las organizaciones.

El correo electrónico nos hace ser reactivos. En función de lo que nos encontremos, reaccionaremos. Nos convertimos en sujetos PASIVOS de los problemas de otros o de sus necesidades más o menos explícitas.

En la bandeja del correo se junta de todo: archivos adjuntos con análisis de datos, documentos para firmar, peticiones de acción, información en general, información interesada, etc. Algunos de los mensajes recibidos son explícitos en cuanto a la necesidad de que yo actúe, otros son mensajes subliminales en los que yo tendré que decidir si actúo, otros son simplemente informativos e interesantes y otros son absolutamente ignorables.

Lo malo es que el mail no facilita la distinción entre unos y otros. Empiezo el día con la energía a tope gracias a la cafeína y el inicio de la jornada va de separar polvo y paja, en una montaña de hierba recién cortada con una altura de 150 emails, y teniendo que decidir si alguien me está transmitiendo una petición de actuación oculta entre líneas, en vez de ponerme a actuar inmediatamente. No leerlos y no hacer nada supone exponerse al riesgo de que en la próxima reunión nos lancen a la cara con todas sus fuerzas el temido ataque pokemon “YO YA TE PUSE EN COPIA”. Estamos pillados.

Al comienzo del día la prioridad debería ser ponernos en marcha. El máximo de energía lo tenemos a las dos horas de levantarnos. Las rutinas de comienzo del día hasta salir de casa nos pueden llevar 1 hora: apagar tres veces el despertador, ducharse, desayunar, encontrar las llaves, etc. En promedio se tarda, en las grandes capitales, entre 45 y 60 minutos en llegar al trabajo, si no hay manifestación, claro. Eso quiere decir que llegamos al trabajo, más o menos a las dos horas de abrir los ojos, con nuestras energías a tope y listos para desperdiciarlas cribando la bandeja de entrada del email. Llegamos a la oficina con energía como para ser proactivos y la malgastamos en pasividad y reactividad frente al correo electrónico.

GTD nos invita a organizarnos para aprovechar las horas de máxima energía y lo ideal es que precisásemos del mínimo esfuerzo para decidir qué es lo que tenemos que hacer. La forma en que nos comunicamos con los demás es la barrera. Para decidir qué tengo que hacer me tengo que pelear con la temida bandeja de entrada.

Estamos hablando de comunicación, y en comunicación es de valor incalculable la asertividad. La asertividad va, entre otras cosas, de comunicar claramente a nuestro interlocutor qué es lo que queremos de él.

¿Qué diferencia una plataforma colaborativa, cualquiera, incluida Synapcor, del mail? Pues básicamente que en tu INBOX no tienes mensajes, sino peticiones, separadas del ruido del resto del sistema de comunicación. El que quiera algo de ti te lo comunica como una petición bien concreta acompañada de un plazo si es requerido (después ya veremos si es viable). La plataforma colaborativa nos obliga a ser más asertivos.

Sobre la base de Synapcor puedes construir nuevas reglas del juego. Si quieres algo de mí, pásamelo por la plataforma colaborativa. Si solo quieres informarme, envíame un mail. Obliga a la concreción. En Improva existe una regla del juego, la misma para todos: “SI QUIERES ALGO DE MÍ, PÁSAMELO POR SYNAPCOR”, cualquier petición por las cuentas de gmail será desatendida.

Gracias a esta sencilla regla empiezas el día enfocado en aquello que requiere de tu actuación, ya tendrás momentos de baja energía para procesar el resto de la comunicación corporativa.

VALE, AQUÍ EMPIEZA UN POCO DE AUTOBOMBO, AUNQUE INTERESANTE. ;)

Cuando concebimos Synapcor, lo hicimos con la idea de minimizar el coste asociado a los procesos de generar una acción. Es decir, todo aquello que sucede desde que surge la necesidad de hacer algo hasta que eso alguien lo tiene encima de su mesa. Pongo unos ejemplos:

  • Tener que buscar en el mail un acta de una reunión para encontrar en un archivo adjunto qué tenía que hacer yo.

  • Tener que cribar una bandeja de 150 correos para encontrar la “pepita de oro” (lo que tengo que hacer).

  • Manejar una lista de acciones en Excel con cada una de las tareas del grupo de mejora en el que colaboro.

  • Tener que montar una reunión para enterarme de cómo están las cosas porque es imposible recordar y/o encontrar quién tenía que hacer qué.

En el caso de Synapcor, a este funcionamiento nuclear y básico de la plataforma se le añaden toda una serie de funcionalidades satélite que facilitan que lo que tiene que hacer alguien acaba en su bandeja de entrada (de tareas pendientes de organizar) con la máxima facilidad:

  • Un módulo de gestión de reuniones que permite registrar notas, decisiones, acciones acordadas y documentación asociada.

  • Un módulo de gestión de proyectos por paneles que facilita que las acciones generadas vayan vinculadas a un plan general. Una iniciativa de innovación, por ejemplo.

  • Un modulo de gestión de problemas que facilita que cualquier problema identificado en el ERP o sistema transaccional en general (GMAO, WMS, etc.) genere una necesidad de generar acciones. Estas pueden estar predefinidas en cuanto a descripción, responsables y plazos de respuesta, de manera que a partir de un problema generar 3 líneas de trabajo o un proyecto es muy simple.

  • Un modulo de listas de acciones preconfiguradas para abordar “cuasi rutinas” (procesos que no lo son porque el concepto proceso es excesivamente variable y los flujos de acciones tienen infinidad de casuísticas) que nos permiten generar con muy pocos clicks secuencias de tareas. Por ejemplo, las asociadas a la incorporación de un nuevo trabajador: tarjetas, cuenta de correo, ordenador, puesto de trabajo, etc.

Las empresas, con gran alegría, se lanzan a programas de mejora continua e innovación. Modas de gestión que inundan la empresa hasta colapsarla de proyectos, proyectitos y tareas. La eficiencia de las personas que tienen que poner en marcha toda esa actuación es fundamental. En las plantas de producción llevan años mamando eficiencia, señores gestores, pero ¿a qué esperan para preocuparse de verdad de su propia productividad?

Otro día hablaré de la contextualización de las conversaciones y su importancia para una comunicación eficiente y eficaz gracias a una plataforma colaborativa.

NOTA: Yo soy rarillo. A los 5 minutos de levantarme soy capaz de ponerme a resolver integrales como si tal cosa. :)

Fernando Gastón

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