Como en el sistema nervioso de un ser vivo, los flujos de información de las organizaciones deben ir mejorando para ser precisos, ágiles y eficientes. Aún queda mucho por hacer.

 

Durante el desarrollo del sistema nervioso en nuestra fase como embriones, el proceso de apoptosis controla el número de neuronas y la precisión de conexiones sinápticas y  criba las conexiones imperfectas. Durante la sinaptogenésis (proceso de generación de las neuronas) aproximadamente el 50% de neuronas mueren por un mecanismo de apoptosis. Una vez nacemos, este tipo de proceso de “limpieza y ordenación cerebral” no para. Lo que no sirve se elimina.

El número de sinapsis en bebés y en niños es aproximadamente el doble que en adultos, lo que permite a los bebés aprender rápidamente nuevas tareas a medida que crecen y se desarrollan. El proceso de poda sináptica (eliminación de las conexiones neuronales que no funcionan porque no se han utilizado) comienza típicamente durante la adolescencia y continúa hasta la edad adulta, aproximadamente hasta los 20 años (esto es agotador y por eso los adolescentes tienden a estar estirados y con actividad a mínimos en el sofá). Esto hace al cerebro del adulto capaz de centrarse en tareas más complejas o que requieren de más atención, eliminando asociaciones simples construidas durante la etapa infantil.

Tan importantes son estos procesos que las deficiencias en los mismos, tanto por exceso como por defecto. En estudios realizados por  David Sulzer, profesor de neurología, psiquiatría y farmacología en la Universidad de Columbia, se observó cómo en niños autistas había habido deficiencias en los procesos de cribado, lo que provocaba una densidad de conexiones nerviosas superior a otros niños. Esa sobre conexión es la que genera que las personas afectadas por el autismo se sientan abrumadas por la cantidad de información y estímulos que reciben del exterior hasta el punto de bloquearlas.

Después de rescatar las anteriores reflexiones que recordaba de cuando estudiaba psicología, no he podido evitar asociarlo con el estudio que realizamos en INEO-IESE en directivos. El 75% declaraban sentirse desbordados por la cantidad de asuntos en los que se veían implicados, con una sensación permanente de estar al borde del colapso. Recibir 100 correos electrónicos en un día es un buen indicador de cómo un individuo estás excesivamente conectado con el resto de la organización, además de mal conectado.

Al igual que el cerebro, podemos considerar las organizaciones como “elementos”, neuronas o personas, conectados que intercambian información. Cuando uno de esos individuos recibe 150 correos electrónicos al día, de los cuales la mitad ni le incumben, es una pista de que hay un “exceso de conexiones” en la organización.

En una organización perfectamente cableada solo existen las conexiones necesarias y existe una continuidad en esas conexiones. ¿Qué síntomas hay de que la organización no está adecuadamente cableada?

  • Si para muchos asuntos están en copia del mail el jefe, y el jefe del jefe, estamos sobreconectando la organización.
  • Si para el mismo asunto en ocasiones son unos los que están en copia y en otras otros, las conexiones no funcionan.
  • Cada vez que en un mail se cambia la descripción del asunto para establecer conversaciones sobre un problema o situación estamos cargándonos sinapsis sin criterio.
  • Cuando los problemas y las actuaciones que estos generan no están conectados y son trazables tenemos también un problema de conectividad.
  • Cuando para el mismo problema repetitivo actuamos de diferente manera es que la memoria de la organización no funciona. Está deficientemente cableada.

Hay que pensar que el núcleo de la conectividad en las organizaciones es el correo electrónico: una especie de nebulosa en la que se pierde con facilidad la trazabilidad de los asuntos. El correo electrónico resulta de implantar la forma que teníamos de comunicarnos hace siglos, pero en su versión más inmediata. Una carta se podía perder hace 200 años, quizás por un asalto de bandoleros a la diligencia. Lo curioso es que hoy en día no es raro en conversaciones escuchar “esto no me ha llegado” (atraco de la diligencia), “se me debe haber pasado” (lo he tirado a la basura mezclado con la publicidad), “debe de estar en la bandeja del spam” (el correo se lo han entregado al vecino). Los mismo problemas que podíamos tener con el papel siguen existiendo en su versión electrónica.

Vivimos en la sociedad de la información, hemos dejado atrás la revolución industrial. Hace doscientos años se convirtió en una prioridad la eficiencia en la manipulación de materiales (transformación y movimiento), pero hoy en día es una prioridad la eficiencia en el manejo de la información (generación y flujo). Es la gran asignatura pendiente.

Fernando Gastón

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