Pérdida de tiempo en el funcionamiento de las organizaciones.

Me habréis oído hablar frecuentemente de los tres ejes de la excelencia: adaptación, cohesión y eficiencia.

La excelencia no solo tiene que ver con hacer las cosas muy bien y mejorarlas. La excelencia tiene que ver también con la necesidad de adaptarnos según las presiones que ejerce el entorno competitivo: clientes, proveedores, competidores, sistema regulatorio, etc.

La adaptación va de ser ágiles en:

  • La captación de información.
  • La puesta a disposición de la información de las personas de la organización a las que les puede interesar.
  • La interacción entre personas para el intercambio de información.
  • La aplicación de esa información para resolver un problema o para innovar (cambiar la forma en que se hacen las cosas). 
Colaborar

A continuación pongamos ejemplos de situaciones de las que nos encontramos a miles cada día en las empresas que podríamos hacer de manera extremadamente más eficiente.

  • Dos salas de reuniones contiguas, en una está un comprador con un fabricante de cables que le presenta sus novedades, en la sala de al lado un ingeniero se pelea con un problema técnico que se podría resolver con ese cable. Pueden llegar a pasar meses para descubrir cómo el comprador y el ingeniero pueden mejorar un producto colaborando. La interesante información quedará almacenada en una carpeta encima de la mesa, quizá a la espera de la reunión semanal de coordinación compras-ingeniería que tendrá lugar el próximo lunes. Faltan 6 días, si no se cancela por alguna razón y se deja ese tema para más adelante, siempre y cuando la reunión no se dispersa entre otras 25. Durante todo ese tiempo el problema del ingeniero puede quedar sin resolver y puede ir perdiendo tiempo en un problema que se podría haber resulto inmediatamente con información que ya está en manos de la empresa.
  • Navegando por internet encuentras un pdf que habla de temas muy interesantes sobre productos de la competencia. Como eres el típico que siempre está pensando en cómo aportar a la organización, paras y piensas a quién le puede interesar, pero no encuentras su correo electrónico en el directorio de la empresa. Decides guardarlo en una carpeta. Tienes que pensar en el lugar más adecuado para guardarlo, pero tienes tal lio de carpetas que si no le das una lógica clara sabes que no lo encontrarás nunca. Creas la carpeta y lo guardas en ella. Y ahora, no debes que olvidar que tienes algo que compartir, pero como en ese momento vas con prisa, escribes en un papelillo una nota para no olvidarte. Al final de la semana sabes que dedicas un rato a matar todos esos temillas que acumulas durante días. A parte del tiempo perdido manejando el archivo, algo que hacemos continuamente en las organizaciones, la información puede tardar mucho en llegar a la persona interesada.
  • Eres jefe de fabricación y vas andando por la fábrica y te encuentras una caja en el sitio que no le corresponde. El jefe de la sección no está en ese momento ahí, así que decides aportar tu granito de arena a la implantación de las 5S. Te vas a tu despacho, entras en el correo y tecleas el nombre del jefe de sección. Te entretienes en explicarle en detalle la caja y el lugar donde la has visto y le escribes una perorata sobre orden, limpieza, el proyecto lean y la importancia de comprometernos con los objetivos. Claro, esto no lo puedes hacer con cada pequeña incidencia de orden y limpieza que te encuentras, pues no harías otra cosa en todo el día.
Almacen

Los tres ejemplos anteriores ilustran situaciones en las que una organización podría conseguir de manera inmediata pequeñas mejoras que aportan valor y sin embargo esa aportación de valor se retrasa desproporcionadamente en relación a su posible inmediatez, teniendo que dedicarse muchos más recursos de los realmente necesarios. Situaciones como estas se producen en las organizaciones y lo asumimos como normal. Pero está claro que son una rémora del pasado relacionada con los sistemas arcaicos de interacción entre personas en las empresas:

  • El correo electrónico es arcaico.
  • El guardar los archivos en carpetas y subcarpetas es arcaico.
  • Las reuniones presenciales para los usos más comunes son arcaicas.

Veamos cómo se abordarían las situaciones anteriores en una organización realmente colaborativa:

  • El ingeniero sabe perfectamente que la reunión de compras con el nuevo proveedor se va a producir porque el sistema experto notifica de manera automática de la existencia de esa reunión a las personas relevantes, que ya están alerta. Al terminar la reunión el proveedor le ha pasado el catálogo al de compras en un pendrive. La persona de compras lo enchufa en el ordenador y, sin tener que crear carpetas ni nada, el sistema interpreta el contexto: quién ha puesto el pendrive, que esa persona había estado en una reunión con un proveedor e integra esa información junto con información que identifica en el archivo para indexarla en un sistema de archivos. Al mismo tiempo notifica a las personas interesadas, entre ellas al ingeniero que ya había sido avisado de la reunión, de que hay nueva información relevante disponible. El lunes 15 de febrero conocí a la empresa especializada en sistemas expertos que hará que lo anterior sea una realidad. Organizaciones como Dropbox o Google ya están interesadas en implementarlo, y algunas grandes empresas, a modo de beta-testers, están experimentando con el almacenamiento de la información en un sistema sin carpetas. La eficiencia en el manejo de archivos se dispara. Para rematar la agilidad de interacción, abres una conversación en la plataforma colaborativa con el responsable de compras y el proveedor, que también está conectado, y pides detalles adicionales. Al proveedor le asignas la tarea de evaluar la posibilidad de determinados usos del cable y le asignas un plazo para que te dé una respuesta. En tu escritorio tiene permanentemente una ventanita donde ves todos los compromisos de otras personas contigo ordenados por fecha de vencimiento. En rojo puedes ver los incumplimientos.
  • Cuando encuentras el pdf en internet, te basta con hacer click en un botón para que el sistema identifique que estás visualizando un nuevo contenido y desde ese momento está plenamente disponible para toda la organización. El sistema conoce de tus intereses a través de la interacción contigo, identifica las personas para las que habitualmente es relevante lo que tu encuentras, identifica palabras clave que habitualmente se encuentran en documentos que determinadas personas editan o en búsqueda de información que realizan y les advierte de las disponibilidad de información que podría ser relevante para su trabajo.
  • Al encontrar la caja fuera de sitio activas una app y haces una foto de la caja. El sistema mediante geolocalización indoor sabe dónde estás y automáticamente asigna al encargado de esa zona de planta en ese turno la tarea de colocar esa caja en el sitio que corresponde. Al jefe de sección le aparece en su terminal móvil la nueva tarea y tiene constancia de ello con inmediatez. Cuando el encargado ha recolocado la caja, ha marcado inmediatamente la tarea como realizada, aparece en tu sistema colaborativo que ha realizado la tarea y le das las gracias sin tener que acceder al correo y enviarle una nota.
Documentos

Durante el día a día de las organizaciones y en el agregado de todas ellas se invierten enormes cantidades de energía en guardar y buscar archivos, en intentar localizar información que no sabemos dónde está guardada, intentando notificar o compartir información con terceros, etc. Por el camino se producen retrasos incomprensibles en la resolución de problemillas triviales, se pierde información y acabamos todos tensionados, estresados y cansados, conscientes de que continuamente estamos perdiendo el tiempo de manera miserable.

Pues que sepáis que todo lo necesario para trabajar de una manera mucho más eficiente está disponible YA, inmediatamente. Vivimos en el mundo de la inmediatez, y el que no lo sepa o crea es porque no tiene hijos adolescentes.

Fernando Gastón

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