Una de las cosas que más cabrea de un jefe es que:
- Envíes un documento en el que has puesto todo tu esfuerzo del mundo,
- Que sabes que está bien, pero que por cuestiones de tiempo has tenido que acotar
- Que te satisface, pero parcialmente porque eres exigente,
y te lo devuelvan y los únicos comentarios sean relativos a aspectos ortográficos y de forma:
- No has usado los colores corporativos.
- El tamaño de las fuentes de los subtítulos de sexto nivel es times 7 y no times 8.
- Los sangrados van 4mm más a la derecha.
- Un par de cómos en los que olvidaste al acento y que el corrector de word no corrigió.
Te quedas con la sensación de que tu jefe apenas lo ha mirado, o que le ha dado tanta importancia que lo único en lo que ha centrado su esfuerzo es en aspectos superficiales, y así una y otra vez con cada cosa que le pasas ¿Para hacer eso se necesita una ingeniería, dos MBA's y un PDG por el IESE?
La revisión de un documento preparado requiere de toda tu atención y tu equipo lo ha de percibir como tal.
Ellos se esfuerzan y ese esfuerzo esperan que tú también lo hagas. Para evitar caer en este fallo recomiendo una revisión exhaustiva en tres pasos:
- Estructura.
- Contenido.
- Forma.
ESTRUCTURA
La primera revisión debe ir más enfocada a asegurar que no se ha omitido nada crítico. Para ello, debemos comprender la estructura del documento según un determinado modelo. Por ejemplo, si hacemos un informe sobre un proceso, podemos repasar mentalmente este proceso asegurándonos de que no hemos dejado de lado ningún paso importante; o si hacemos un informe sobre una organización, podemos repasar mentalmente el organigrama asegurándonos de que no nos hemos olvidado de hablar del Director de Recursos Humanos.
A la hora tanto de revisar como definir la estructura de un documento, es muy importante tener en mente el concepto MECE desarrollado por McKinsey. Las cosas adecuadamente estructuradas dejan una agradable sensación de control al que las revisa.
Os lanzo un desafío, solo apto para valientes, identificar qué es lo que falta en la siguiente imagen, es un ejercicio interesante al que podéis plantear respuestas en los comentarios de este post. Forma parte de la formación de Improva.
CONTENIDO
Una vez nos hemos asegurado de que no falta nada importante, podemos pasar a analizar si lo que hay es correcto o no. Es claramente mucho más fácil evaluar lo que hay que decir qué es lo que falta. En esta fase es fácil simultanear el análisis de la adecuada sintaxis de lo escrito con la adecuación de los contenidos.
FORMA
Finalmente, lo menos importante pero donde tienden a centrarse los esfuerzos por pereza. Asegurarse de que no hay, por orden de importancia:
- Faltas de ortografía.
- Errores tipográficos.
- Deficiencias en los formatos corporativos.
El tratar los tres pasos de manera independiente, como si se tratase de la revisión de tres documentos distintos es crítico. Salvo que seas un superhombre, es muy difícil revisar los estándares corporativos de formateado de documentos a la vez que miras si falta algo esencial.
En descargo de los jefes revisores hay que decir que las agendas van apretadas y no siempre dispones de tiempo para hacer revisiones concienzudas. En ese caso es mejor centrarse en los dos primeros puntos. Una falta de ortografía puede sacarte los colores y poco más, omitir algo importante anula todo el trabajo realizado.
La revisión de aspectos de ortografía y forma, mejor dejárselo a tu secretaria si no dispones de tiempo.
Y si eres el Director General ¿Qué? ¿Nadie revisa lo que haces? Cuando eres Director General no eres infalible, también requieres que te revisen las cosas, además, tienes una dificultad añadida, cuando tú le revisas un informe a una persona del equipo, estás asumiendo la responsabilidad final, a fin de cuentas siempre la tienes. Pero cuando como responsable máximo, le pasas el informe a alguien del equipo para que se lo revise, la responsabilidad no cambia de manos, sigue siendo 100%tuya, por ello, el riesgo de que la revisión que te hagan no sea todo lo concienzuda que esperas, es mayor. Es decir, que los tres pasos anteriores son especialmente importantes si tu jefe te pide ayuda.
En cualquier caso recuerda que cualquier cosa que hagas la debes hacer como si no fuese a ser revisada,
como este post, que nadie ha revisado y que os invito a revisar siguiendo el proceso comentado.
Si te ha gustado este post, házselo llegar con sutileza a tu jefe :) Y si no tienes jefe, pásaselo a tu equipo.