Nunca he sido especialmente amante de Powerpoint o al menos, no de su uso indiscriminado. Todos hemos tenido que soportar una  de esas interminables presentaciones de powerpoint en las que tras 38 slides hiperdensas ya se te cierran los ojos, estás deseando que termine, no te acuerdas de casi nada y hace 10 slides que has desistido de memorizar nada más. Normalmente sucede porque con el tiempo pierdes la estructura general de la presentación y te sumerges en tediosos detalles que cuesta relacionar.

En los últimos años he adoptado un sistema de presentación basado en herramientas muy visuales que nos permite a las personas del equipo cubrir muchas de las deficiencias de PowerPoint, pero recientemente he podido conocer una nueva y espectacular herramienta para la realización de presentaciones, que quiero compartir con vosotros (no tengo ni royalties ni ningún tipo de relación mercantil con la propiedad de la compañía que comercializa el servicio/producto).

Como dijo el psicoterapeuta humanista Abraham Maslow: “Con un martillo en la mano cualquier objeto se parece peligrosamente a un clavo”. Y en el caso de powerpoint, es exactamente eso lo que sucede; acabamos usando PowerPoint para todo. Lo mismo se utiliza para hacer un diseño de un elemento publicitario, como para hacer un informe en lugar de Word o para hacer presentaciones de cualquier tipo. Como es lo que conocemos, lo utilizamos; sería el equivalente a que los estadounidenses usasen balones de fútbol americano para practicar el “soccer” (podría ser divertido).

Pero donde muestra realmente sus limitaciones Powerpoint no es en el mal uso  de sus usuarios, sino a la hora de transmitir mensajes complejos, razonamientos no puramente secuenciales,  ideas complejas interrelacionadas; cuando te interesa exponer un tema complejo, que cale realmente en la audiencia y que incluso pueda generar un debate vivo sobre él. Esa es la limitación por la que lo uso poco: PowerPoint no tiene capacidad para comunicar de manera eficaz a cualquier audiencia la complejidad de, por ejemplo, un diagnóstico de una organización o un plan estratégico. Podrás explicar cosas sobre el diagnóstico o el plan estratégico pero generarás un impacto mínimo y un entendimiento poco profundo de los mensajes. Si eres una persona con un estilo de ordeno y mando, autoritario, ya te estará bien, el equipo no entenderá nada y ante el temor de decir una tontería porque no comprenden lo que se les transmite, callarán y tendrán que acatar lo que venga de arriba.

Sin embargo, es una práctica ampliamente extendida el uso de Powerpoint para comunicar mensajes complejos que genera no pocas patologías. Powerpoint se utiliza como una poderosa arma para pasarle al oyente la responsabilidad sobre los contenidos presentados: “Te suelto el rollo y allá tu lo que hagas con él”. Si sofisticas su uso, sí que puedes sacarle mayor impacto, pero es una herramienta poco productiva para ello.

Por ejemplo, los problemas de una organización raramente son descriptibles mediante una relación lineal de causas y efectos del tipo “La productividad es baja porque el equipo no está motivado”, que enumeras en una secuencia interminable. Un diagnóstico se parecería  a algo así (causa-efecto, causa-efecto,….):

En el mundo real a una consecuencia le preceden incidencias en diversas dimensiones de la organización: los procesos definidos, la cultura organizativa, el perfil de sus ejecutivos, los sistemas de información, los mecanismos estructurados de toma de decisiones,… Mucho menos funcionan esquemas del tipo Problema-Causa-Acción unidimensionales. Una línea de actuación en un plan estratégico tiene relación con los objetivos, el mercado, la competencia, … Una imagen, que refleje un mínimo de la complejidad, se parecería a algo así:

Cuando usamos PowerPoint estamos comunicando, y en el más alto valor añadido de la comunicación, no sólo pretendemos transmitir una serie de datos, lo que en ocasiones es necesario, sino que estamos tratando de influir en nuestra audiencia, ya sea para que se alineen con los objetivos de la compañía, ya sea para que aprendan una nueva forma de entender una organización,…

Como que cada uno de nosotros somos de nuestro padre y nuestra madre (idea profunda de psicología social), nuestro conocimiento está estructurado de manera diferente en nuestra cabecita. El verdadero aprendizaje se producirá cuando esa estructura interna cambie: mismas ideas + ideas diferentes estructuradas y relacionadas entre sí de una nueva manera. Si quiero que mi comunicación sea efectiva no debo dejar a la audiencia la libertad de estructurar mis mensajes como quieran, tengo la responsabilidad de generar impacto con mi discurso y para ello debo ayudar a la audiencia a generar estructuras mentales diferentes. Pretendemos generar una determinada estructura mental en las personas que tenemos delante, un determinado patrón de conexiones neuronales, que quedará registrado en el cerebro de nuestra audiencia. Para eso Powerpoint es poco competitivo.

Un patrón secuencial de hechos tan sólo generará inventario de conceptos en las personas receptoras del mensaje, pero en mi caso como consultor, lo que pretendo es cambiar las estructuras mentales de mis clientes, no necesito que memoricen una retahíla de problemas, pretendo que cambien su punto de vista, su forma de organizar dentro de sus cabezas su visión de la organización; porque lo que me interesa es que actúen de manera diferente para resolver sus problemas. Si ellos no cambian su organización no cambiará.

En los últimos años empecé a utilizar los mapas mentales como forma de organizar las ideas y soy asiduo usuario del Mindmap. En el siguiente enlace se presentan muchas de las ventajas del uso de los mapas mentales. Desafortunadamente, las herramientas para el diseño de mapas mentales no son eficientes para la realización de presentaciones dinámicas. Hasta ahora mi posición era plotearlas en gran formato y forrar de murales una sala de reuniones. Pero recientemente ha caído en mis manos una nueva herramienta que ha resultado ser extremadamente productiva e impactante: PREZI.

Justo antes de Navidad, Jordi, un excelente profesional de mi equipo, dedicó unas horas a conocer Prezi y realizar un primer esbozo de presentación de nuestra forma de trabajar. Os adjunto el resultado de dicho trabajo, que le ocupó medio día para aprender a dominar la herramienta y  un par de horas para preparar la presentación.

Un video que demuestra una aplicación concreta de PREZI y como se usa:

[youtube=http://www.youtube.com/watch?v=M0kriH9dKzk]

Principales conclusiones:

  • Prezi es una herramienta muy productiva.
  • Permite comunicar de manera eficaz.
  • Visualmente es impactante.
  • Cubre una necesidad existente.
  • Le queda tiempo para desarrollarse y mejorar en cuanto a integrabilidad con otros aplicativos y funcionalidad.

¿Creéis que en el futuro PREZI puede tener su hueco? o ¿en las organizaciones no se dispone de tiempo para asimilar una herramienta más y  algo tan potente quedará marginado a departamentos como marketing, que sí disponen de tiempo para lucimientos de este calado?

AUTOR: Fernando Gastón Guirao

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